Obecnie żadna instytucja nie jest już w stanie utrzymać w długofalowej perspektywie przewagi konkurencyjnej na rynku, nie podnosząc kwalifikacji pracowników. Dane GUS z 2015 roku pokazują, że firmy w Polsce przeznaczają na szkolenia ok. 0,06% w odniesieniu do łącznych przychodów. Ile z tego jest inwestycją efektywną a ile jedynie efektowną?
Szkolenie efektywne, czyli jakie?
Po pierwsze, szkolenie ma sens tylko wtedy jeśli rozumiemy przez nie proces uzupełnienia deficytu kwalifikacji lub kompetencji w zakresie wiedzy, umiejętności, zachowań czy postaw pracowników, a nie „widzi mi się”, modę, czy powód do „wyrwania się z firmy”. Po drugie, szkolenie jest efektywne tylko wtedy, gdy w opłacalny sposób przynosi dające się ocenić i udowodnić identyfikowalne korzyści biznesowe dla organizacji, nie zaś jednostkowo dla pracownika. Ktoś powie – ale, jak to, przecież chodzi o to, żeby pracownik był zadowolony. I niewątpliwie tak jest, bo to wpływa chociażby na jego motywację, ale prawda jest taka, że cenniejszy od mądrego pracownika, jest pracownik którego mądrość i umiejętności przekładają się na wyniki biznesowe organizacji dla której pracuje.
Jak zatem osiągnąć założony efekt biznesowy szkolenia? Należy przejść przez kolejne etapy:
- Określenie potrzeby biznesowej
- Określenie celów rozwoju i oczekiwanych efektów tego rozwoju wraz z systemem ich pomiaru
- Projektowanie rozwoju (wybór formy, metod, zakresu, sposobu przeprowadzenia)
- Przeprowadzenie rozwoju i zaplanowanie jak wdrożyć do firmy zdobyte umiejętności, wiedzę
- Wdrożenie nowych umiejętności do firmy i osiągnięcie efektów biznesowych, ocena efektów
Badanie potrzeb szkoleniowych podstawą efektywnego szkolenia
Zbadanie potrzeb szkoleniowych jest podstawą efektywnego szkolenia, a więc i punktem wyjścia do współpracy z firmą szkoleniową. Niestety, nasza kilkuletnia praktyka pokazuje, że ok 70% Klientów nie potrafi określić celu czy spodziewanych efektów szkolenia, albo źle przypisuje zachodzące w firmie zjawiska. Tu nasz ulubiony przykład – firma zamawia szkolenie dla 10-osobowego zespołu z zarządzania sobą w czasie, po czym okazuje się, że problem nie tkwi w pracownikach, a w zarządzającym nimi kierowniku. Firma szkoleniowa jest tylko jednym z interesariuszy procesu szkoleniowego, ale zaangażowanie wymagane jest także po stronie kadry menedżerskiej, bezpośredniego przełożonego, działu HR, a w końcu samego uczestnika/ów.
Jak więc prawidłowo wykonać badanie potrzeb szkoleniowych? Należy pamiętać o oddzieleniu dwóch kwestii – identyfikacji i analizy potrzeb szkoleniowych.
Identyfikacja polega na określeniu, która część organizacji „ma” potrzeby i jakie one są?; jak je rozpoznać?; jakimi narzędziami je zbadać? Identyfikacja potrzeb szkoleniowych wykonywana jest z reguły raz w roku, w okresie budżetowania i dotyczy obszarów inwestycji szkoleniowych w odniesieniu do całej firmy; dokonując jej należy wziąć od uwagę:
- Analiza strategii i celów strategicznych
- Analiza obecnej realizacji celów strategicznych
- Wyniki ocen okresowych [zadania i kompetencje]
- Wskaźniki efektywności /wydajności/skuteczności
- Obserwacja
- Badanie ankietowe wśród pracowników
- Wywiady z menedżerem / pracownikiem
- Testy, zadania, development centre
Analiza polega na weryfikacji zidentyfikowanych potrzeb, czy doprecyzowaniu co wynika z powyżej zebranych danych? do czego je porównujemy? jaki poziom realizacji zadań powinniśmy osiągnąć po szkoleniach? dostarcza informacji pozwalających na skonstruowanie programu edukacyjnego (treści, metody i formy szkoleniowe)
W linkach poniżej zamieszczamy do pobrania przykładowe formatki służące do badania potrzeb szkoleniowych. Mamy nadzieję, że okażą się pomocne :) A w kolejnych wpisach skupimy się na samym pomiarze efektów szkolenia wraz z przykładowymi case’ami.
