Masz pytanie? Skontaktuj się z nami: 22 308 03 50 info@kompetea.pl

Cel szkolenia:

Program ma za zadanie przedstawienie szczupłego podejścia do procesów biurowych i administracyjnych. Celem staje się eliminowanie czynności, które są niepotrzebne np. nadprodukcja – wiele kopii, zapasy, wiele danych – powielanie, oczekiwania na decyzje, poprawiania braków oraz błędów w dokumentacji – zbędne przetwarzanie, nadmierny ruch – zbędne przemieszczanie dokumentów pomiędzy działami.

Wszystkie wymienione elementy mają swoje negatywne odbicie w jakości, kosztach i czasie trwania procesów administracyjnych i biurowych. Zastosowanie koncepcji Lean w biurze to redukcja kompleksowości procesów powstawania dokumentów, realizacji procedur, podejmowania decyzji. To również skrócenie czasów realizacji zleceń i działań usługowych, niższe koszty obsługi, wyższa jakość oraz satysfakcja klientów zewnętrznych i wewnętrznych.

 Korzyści ze szkolenia:
  1. Poznanie koncepcji lean office na poziomie pozwalającym określić potrzeby dla stosowania koncepcji w zakładzie – zakresu implementacji metody,
  2. Poznanie metod analizy danych i problemów,
  3. Umiejętność powiązania programu lean office ze strategią przedsiębiorstwa/wydziału/działu,
  4. Skuteczne wspieranie i nadzór nad pracą zespołów projektowych (wdrożeniowych),
  5. Przełamanie obaw i lęków osób zaangażowanych we wdrożenie lean office.
 Metody pracy:
  • Dyskusja na przykładach
  • Prezentacja multimedialna
  • Warsztaty i ćwiczenia praktyczne
  • Studium przypadku
Program szkolenia:
  1. Świat Lean – wprowadzenie do myślenia procesowego – postrzegania otaczających nas procesów.
  2. Rozbieżne cele wewnątrz firmy – wdrażanie Lean Office?  Zazębianie się procesów przepływu informacji, materiałów i pieniędzy pomiędzy współpracującymi ze sobą podmiotami/działami:
  • „wyniesienie ponad perspektywę mojego działu” i zrozumienie na przykładach przyczyn powstawania wewnątrz firmy sprzecznych celów
  • warunki i przeszkody ustalania spójnych wewnętrznie działań firmy.
  1. Wprowadzenie do Lean Office:
  • podstawowe pojęcia, definicje,
  • siedem źródeł strat w spojrzeniu Lean,
  • identyfikacja strat,
  • definicja wartości dodanej z punktu widzenia klienta,
  • charakterystyka muda w obszarze administracyjnym,
  • pojęcie klienta wewnętrznego, jak i jej/jego definicji wartości.
  1. Wskaźniki i audit Lean Office:
  • zasadność stosowania wskaźników,
  • przykładowe wskaźniki i mierniki Lean Office,
  • przykładowy arkusz auditu, Waste Walk
  • sposób przeprowadzania audytów, częstotliwość,
  • interpretacja wyników auditu.
  1. 5S i Poka-Yoke dla redukcji błędów i zbędnego ruchu – metody wizualizacji wykorzystywane w Lean Office. Uczestnicy na praktycznych przykładach, jak i błędach wdrożeniowych dowiadują się, do czego 5S można wykorzystać, a do czego nie. Rozumieją dlaczego „Jeden obraz wart jest więcej niż tysiąc słów”:
  • etapy i zasady wdrażania 5S,
  • Poka – Yoke czyli budowanie systemów wytwórczych, procesów, modeli decyzyjnych odpornych na błędy ludzkie:
    • przykłady, jak w „prosty” sposób można budować systemy odporne na błędy wprowadzane do procesu przez człowieka,
  • 5S i jego pięć elementów – zasady postępowania na każdym etapie prac (Sort, Straighten, Shine, Standardize, Sustain),
  • przyporządkowanie każdego „S” do wybranych źródeł strat,
  • metody i techniki kontroli wizualnej dla podtrzymania funkcjonowania 5S,
  • warsztat – „porządek i czystość”.
  1. Standaryzacja i layout miejsca pracy: 
  • przykładowe rozwiązania dot. projektowania przestrzeni roboczej: np. ustawienia biurek,
  • analiza miejsc/danych przemieszczanych dokumentów mająca na celu identyfikację marnotrawstwa,
  • budowa standardów i wizualizacja procesów biurowych.
  1. Kanban jako narzędzie wspierające gospodarkę materiałami biurowymi, przekazujące potrzeby w modelu Pull. Szkolona grupa dowiaduje się jak technicznie „zasysać” proces poprzez wykorzystanie Kanban. Dowiaduje się również, kiedy jest możliwe wykorzystanie tej metody dla uruchomienia Pull, a kiedy należy szukać innych rozwiązań:
  • charakterystyka systemu i korzyści z jego wykorzystania,
  • elementy systemu,
  • projektowanie rozwiązań Kanban,
  1. Warsztat – mapowanie procesów biznesowych. Zasady analizy i budowy strumienia procesów biznesowych. Modelowanie procesu celem eliminacji i redukcji elementów nie dodających wartości dla klienta:
  • co to jest mapowanie i kiedy go używać?
  • identyfikacja strat,
  • wiarygodność zebranych danych – metody obserwacji. Zasady pomiaru czasu,
  • opis strumienia wartości dla case: bazującego na realnym procesie z projektu,
  • warsztat – mapowanie strumienia wartości procesów na przykładzie wybranego wycinka procesu organizacji:
    • mapowanie strumienia wartości,
    • identyfikacja elementów wchodzących w skład siedmiu obszarów strat,
    • pomysły zmian, usprawnień,
    • wypracowanie mapy stanu obecnego, przyszłego oraz strategii działania.
Informacje organizacyjne:

Harmonogram godzinowy:

I dzień

Rejestracja uczestników: 09:45
Rozpoczęcie szkolenia 10:00
Przerwa obiadowa 13:00
Zakończenie szkolenia 17:00

II dzień

Rozpoczęcie szkolenia 08:30
Przerwa obiadowa 12:30
Zakończenie szkolenia 15:30

* przerwy kawowe ustalane pomiędzy trenerem a grupą

Cena zawiera: uczestnictwo w programie, materiały dydaktyczne, wyposażoną salę szkoleniową, przerwy kawowe oraz obiad dla uczestnika, pomoc przy rezerwacji noclegu

Cena nie zawiera: kosztów dojazdu uczestnika na miejsce szkolenia i zakwaterowania


Zapis na szkolenie jest równoznaczny z akceptacją Regulaminu

Lean Office
27-28 listopada 2017 Wrocław
1290 zł + 23% VAT/ osoba