Opisy stanowisk pracy

Dzień 2. Przebieg projektu opisywania stanowisk pracy, wykorzystanie jego efektów oraz radzenie sobie z  typowymi wyzwaniami.

1. Cele i korzyści projektu opisywania stanowisk pracy:
   • Zastosowanie Opisu Stanowiska Pracy w polityce personalnej organizacji i procesach personalnych,
   • Cel opisywania stanowisk pracy a sytuacja pracowników i kandydatów oraz przeszłe decyzje personalne.
2. Przebieg projektu opisywania stanowisk pracy:
   • Powody podjęcia projektu Opisywania Stanowisk Pracy – typowe sytuacje,
   • Procedowanie w zakresie opisywania stanowisk pracy w 2 modelach:
     • Opisywanie obecnego podziału pracy w organizacji (Fotografia Stanowisk Pracy),
     • Opisywanie docelowego podziału pracy w organizacji (Projektowanie Stanowisk Pracy),
     • Cele, korzyści i ryzyka obu podejść, ich przebieg,
   • Etapy projektu i zakres prac w Projekcie Opisów Stanowisk Pracy (harmonogram prac) – typowy przebieg i przykład z rynku (przebieg w dużej organizacji, zapisy z karty projektu),
   • Możliwości zorganizowania indywidualnych i masowych akcji spisowych – modele akcji spisowych, ich praktyczny przebieg,
   • Zakres i forma przygotowania osób opisujących i osób zarządzających projektem.
3. Rola HR w Projekcie Opisywania Stanowisk Pracy:
   • Zainicjowanie akcji opisywania,
   • Utworzenie i przekazanie standardu opisywania stanowisk pracy, wyjaśnianie wątpliwości i kwestii spornych, doprecyzowanie zapisów,
   • Porządkowanie rozdziału ról, odpowiedzialności, zadań i uprawnień,
   • Weryfikacja, czy zapisy w OSP są zgodne z rzeczywistością,
   • Pomoc w wyznaczeniu wymagań kwalifikacyjnych i kompetencyjnych,
   • Ujednolicenie zapisów w skali podobnych stanowisk / gradacji stanowiskowej / obszaru / całej organizacji.
4. Podział ról i odpowiedzialności wszystkich uczestników Projektu:
   • Osoby zarządzające projektem opisywania stanowisk pracy,
   • Osoby opisujące stanowiska – wybór osób opisujących i znaczenie tego wyboru dla akcji spisowych,
   • Partycypacja zarządu, kadry kierowniczej i pracowników w procesie opracowania opisów,
   • Miejsce i rola reprezentacji pracowników w procesie opracowania opisów,
   • Realizacja projektu opisów własnymi siłami oraz przy współudziale firmy doradczej:
     • Korzyści i ryzyka prowadzenia projektu własnymi siłami oraz przy współudziale firmy doradczej,
     • Koszty, korzyści, harmonogram projektu i podział ról w projekcie prowadzonym przy współudziale firmy doradczej, zakres odpowiedzialności firmy doradczej.
   • Uwarunkowania odpowiedniego podziału ról i odpowiedzialności w opracowaniu opisów stanowisk pracy (ten temat będzie omówiony na poziomie ogólnym, wymaganym z punktu widzenia celów i ryzyk projektu Opisywania Stanowisk Pracy).
5. Radzenie sobie z typowymi wyzwaniami:
   • Typowe problemy z jakością opisów stanowisk pracy i ich pokonywanie,
   • Problemy organizacyjne w projekcie i po projekcie i ich rozwiązywanie (warsztat),
   • Kluczowe ryzyka i czynniki sukcesu Projektu, sterowanie nimi.
6. Wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy przez menedżerów i pracowników:
   • Komunikacja korzyści dla menedżerów i pracowników w Projekcie,
   • Wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy przez menedżerów i pracowników w codziennej pracy zawodowej (wdrożenie):
     • Znajomość Opisów Stanowisk Pracy,
     • Opis Stanowiska Pracy z zakres czynności pracownika,
     • Obserwacja w działaniu realizacji założonych zadań,
     • Samodoskonalenie realizacji zadań przez pracownika,
     • Rozmowy menedżera z pracownikiem – wyrażanie oczekiwań na bazie Opisu Stanowiska Pracy,
     • Rozmowy oceniające menedżera z pracownikiem dot. zadań i obowiązków – informacje zwrotne, instruowanie i korygowanie przez menedżera,
   • Komunikacja korzyści do Zarządu i menedżerów kluczowych.
7. Pełne wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy w kluczowych procesach personalnych:
   • Pełne wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy w kluczowych procesach personalnych
     • Czego nie rozwiąże Projekt Opisywania Stanowisk Pracy
     • Powiązanie projekty i działania następcze po Projekcie Opisów Stanowisk Pracy
   • Całościowy podział zadań i odpowiedzialności w firmie oraz obciążenia pracą i etatyzacja (omówienie ogólne na przykładach):
     • Podział zadań i odpowiedzialności na poziomie jednostek organizacyjnych a Opisy Stanowisk Pracy, opisy zadań jednostek organizacyjnych w formie regulaminów organizacyjnych a Opisy Stanowisk Pracy menedżerów i pracowników,
     • Rozpiętość kierowania na stanowiskach menedżerskich a podział zadań i odpowiedzialności na poziomie jednostek organizacyjnych, znaczenie rozpiętości kierowania dla menedżerskich Opisów Stanowisk Pracy,
     • Obciążenie pracą na stanowiskach pracy a Opisy Stanowisk Pracy,
     • Kształtowanie etatyzacji (planu zatrudnienia).
   • Opisy Stanowisk Pracy a kształtowanie wynagrodzeń i kluczowych aspektów motywacji finansowej (omówienie ogólne na przykładach):
     • Opisy Stanowisk Pracy a wartościowanie, analityka płacowa i porównanie płac z rynkiem, ustalanie stawek wynagrodzeń zasadniczych,
     • Opisy Stanowisk Pracy a cele i KPI oraz wynagrodzenia zmienne,
   • Opisy Stanowisk Pracy a rekrutacja i selekcja oraz ocena przydatności zawodowej już posiadanych pracowników (omówienie ogólne na przykładach):
     • Znaczenie modelu kompetencji dla prawidłowego wykorzystania Opisów Stanowisk Pracy w praktyce zarządzania pracownikami,
     • Znaczenie pracy mózgu dla kształtowania się osobowości i podstaw kompetencji (zdolności i możliwości), teorie osobowości przydatne w procesie projektowania pracy i zarządzania zasobami ludzkimi (m.in. do podziału pracy, opracowania opisów stanowisk pracy, rekrutacji, rozwoju), pomiar wybranych aspektów osobowości w środowisku zawodowym,
     • Osobowość a preferencje zawodowe na przykładzie metody Hollanda (i MBTI mniej szczegółowo),
     • Model kompetencji w Opisie Stanowiska Pracy a realne możliwości doboru i utrzymania odpowiedniego pracownika,
     • Kształtowanie opisów stanowisk pracy biorących pod uwagę realność wymagań na stanowisku pracy dot. osobowości, preferencji i kompetencji oraz adekwatny dobór pracowników.
   • Opisy Stanowisk Pracy a adekwatna polityka szkoleniowa (omówienie ogólne na przykładach)
     • Opisy stanowisk pracy, ocena kompetencyjna a definiowanie wymaganych obszarów doskonalenia i rozwoju pracowników na stanowiskach pracy,
     • Wsparcie pracownika w rozwoju i poprawie wykonania zadań i obowiązków,
     • Ocena efektywności szkoleń i rozwoju,
   • Opisy Stanowisk Pracy a Ścieżki Karier i Awansów (omówienie ogólne na przykładach):
     • Gradacja stanowisk – idea i metodologia stojąca u podstawy Ścieżek Karier,
     • Znaczenie uwzględnienia gradacji stanowisk na ścieżce dla późniejszych procesów personalnych : rekrutacji i selekcji, oceny okresowej i motywowania, wartościowania oraz prawidłowej polityki płacowej i awansowej oraz utrzymania pracowników w organizacji,
     • Jak prawidłowo zaprojektować gradację stanowisk w opisie stanowiska pracy – typowe wymagania w gradacji dla stanowisk:
       • Fizycznych / wykonawczych – niewykwalifikowanych, wykwalifikowanych, specjalistycznych, na poziomie brygadzisty i mistrza,
       • Administracyjnych – stażujących, wspierających, specjalistycznych, eksperckich,
       • Kierowniczych – koordynacyjnych, kierowniczych, dyrektorskich,
     • Znaczenie gradacji dla późniejszych decyzji personalnych wobec pracownika,
     • Programy talentowe i programy rozwoju sukcesorów na stanowiska kluczowe,
     • Programy rozwoju i doskonalenia menedżerów i ekspertów.

Zakres i szczegółowość omówienia pkt 7 jest zależny od tempa realizacji przez uczestników prac w ramach warsztatów dot. Projektu Opisów odbywających się w ramach pkt 1-6.