Absencja pracowników od lat stanowi istotny problem dla firm na całym świecie. W ostatnich latach, z powodu pandemii COVID-19, liczba dni nieobecności pracowników znacząco wzrosła, wpływając na kondycję finansową przedsiębiorstw oraz ogólną produktywność. W 2023 roku, wskaźnik absencji osiągnął najwyższy poziom od dekady. Jak pokazują raporty, przeciętny pracownik w Wielkiej Brytanii był nieobecny w pracy przez 7,8 dni w roku, podczas gdy przed pandemią było to 5,8 dni na pracownika rocznie (CIPD). Sytuacja w Polsce jest równie niepokojąca, gdyż według danych ZUS, tylko w pierwszych dwóch miesiącach 2023 roku liczba dni absencji chorobowej wyniosła ponad 50 milionów. Dlaczego absencja pracowników wciąż rośnie? Jakie kroki mogą podjąć pracodawcy, aby skutecznie zarządzać tym problemem? W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej przyczynom rosnącej absencji oraz omówimy nowoczesne strategie na zarządzanie absencją pracowników.
Przyczyny wzrostu absencji w pracy
Problemy zdrowotne wciąż dominują jako główna przyczyna absencji pracowniczej. Krótkoterminowe choroby, takie jak przeziębienia czy grypa, oraz długoterminowe dolegliwości, takie jak urazy mięśniowo-szkieletowe czy choroby przewlekłe, odpowiadają za większość dni nieobecności. W 2021 roku, 36,1% wszystkich zaświadczeń lekarskich obejmowało okres od 1 do 5 dni, natomiast 34,6% dotyczyło okresu od 11 do 30 dni (Prawo.pl). Szczególnie często na zwolnieniach przebywają pracownicy w wieku 30-39 lat, którzy generują aż 27,8% liczby dni absencji chorobowej.
Jednak coraz bardziej zauważalnym problemem są kwestie związane ze zdrowiem psychicznym. Stres, wypalenie zawodowe oraz depresja stają się coraz częstszymi przyczynami nieobecności w pracy. Szacuje się, że problemy psychiczne kosztują gospodarkę USA około 47,6 miliarda dolarów rocznie z powodu utraconej produktywności. Także pandemia COVID-19 pozostawiła swoje piętno, wprowadzając nowe wyzwania, takie jak syndrom post-COVID oraz pogłębiające się problemy zdrowotne.
Sposoby na zarządzanie absencją pracowników
Wzrost wskaźników absencji i zmieniające się warunki pracy sprawiają, że zarządzanie nieobecnościami pracowników staje się kluczowym elementem funkcjonowania nowoczesnych firm. W 2024 roku organizacje muszą wdrażać zaawansowane narzędzia i technologie, aby skutecznie monitorować absencję oraz minimalizować jej negatywny wpływ na działalność firmy.
1. Automatyzacja i Technologie
Jednym z najnowszych trendów w zarządzaniu absencją jest automatyzacja procesów. Systemy takie jak actiPLANS umożliwiają organizacjom śledzenie nieobecności w czasie rzeczywistym, automatyzację procesów związanych z absencją oraz tworzenie przejrzystych harmonogramów pracy. Dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji oraz analizy danych, pracodawcy mogą przewidywać wzorce nieobecności oraz podejmować proaktywne kroki, aby zminimalizować ich występowanie.
Takie narzędzia pozwalają także na analizę danych dotyczących absencji, co pomaga w identyfikacji powtarzających się problemów zdrowotnych wśród pracowników. Przykładowo, jeśli firma zauważy, że w danym okresie wzrasta liczba zwolnień związanych z problemami mięśniowo-szkieletowymi, może wdrożyć programy poprawy ergonomii miejsc pracy lub zorganizować sesje ćwiczeń relaksacyjnych.
2. Elastyczne warunki pracy
Pandemia COVID-19 znacząco przyspieszyła proces wprowadzania elastycznych form pracy, takich jak praca zdalna i hybrydowa. Dzięki nim, pracownicy mają większą swobodę w zarządzaniu swoim czasem, co pozwala na zmniejszenie liczby dni nieobecności związanych z problemami zdrowotnymi. Praca zdalna umożliwia pracownikom kontynuowanie wykonywania obowiązków nawet w przypadku łagodnych chorób, które normalnie wymagałyby zwolnienia lekarskiego.
Jednakże, praca zdalna wiąże się także z pewnymi wyzwaniami, w tym trudnościami w monitorowaniu rzeczywistej obecności i produktywności pracowników. Dlatego coraz więcej firm inwestuje w zaawansowane narzędzia do monitorowania absencji oraz produktywności, co pozwala na lepsze zarządzanie tymi aspektami.
3. Wsparcie zdrowia psychicznego
Kolejnym istotnym trendem jest promowanie zdrowia psychicznego w miejscu pracy. Coraz więcej organizacji wdraża Programy Wsparcia Pracowników (EAP), które oferują doradztwo psychologiczne, pomoc w zarządzaniu stresem oraz inne usługi wspierające zdrowie psychiczne. Pracodawcy, zdając sobie sprawę z rosnącej liczby absencji związanych z problemami psychicznymi, podejmują działania mające na celu zmniejszenie stresu i wypalenia zawodowego.
Niektóre firmy oferują swoim pracownikom regularne badania zdrowotne, dostęp do zajęć fitness, programy promujące zdrowe odżywianie oraz inne inicjatywy wspierające ogólny dobrostan. Pracownicy, którzy mają lepszy dostęp do zasobów związanych ze zdrowiem psychicznym i fizycznym, są mniej narażeni na długoterminowe zwolnienia lekarskie.
4. Elastyczność w polityce PTO
Polityka płatnych dni wolnych (PTO) również ewoluuje w kierunku większej elastyczności. Tradycyjne polityki, które nakładały sztywne ograniczenia na ilość dni wolnych, coraz częściej są zastępowane bardziej elastycznymi systemami. W ten sposób pracownicy mają większą swobodę w korzystaniu z dni wolnych, co może skutecznie obniżyć liczbę dni chorobowych. Pracownicy, którzy mogą w odpowiedni sposób zarządzać swoim czasem wolnym, są mniej zestresowani i bardziej zaangażowani, co zmniejsza ryzyko długotrwałych nieobecności.
5. Regularne raportowanie i analiza absencji
Regularna analiza i raportowanie absencji stają się standardem w wielu firmach. Śledzenie i zrozumienie przyczyn oraz wzorców nieobecności pozwala pracodawcom na szybkie reagowanie i wdrażanie strategii, które mogą zapobiegać dalszym problemom. Dzięki regularnym raportom, firmy mogą również lepiej zarządzać kosztami związanymi z absencją i podejmować kroki zapobiegawcze.
Podsumowanie
Absencja pracowników to złożony problem, który w ostatnich latach zyskał na znaczeniu, zwłaszcza w kontekście pandemii COVID-19 i rosnącej liczby problemów zdrowotnych, zarówno fizycznych, jak i psychicznych. Jednak dzięki nowoczesnym narzędziom technologicznym, elastycznym formom pracy oraz wsparciu zdrowia psychicznego, organizacje mogą skutecznie zarządzać absencją pracowniczą. Kluczowe jest monitorowanie absencji, analizowanie danych oraz wdrażanie proaktywnych działań, które minimalizują negatywne skutki nieobecności.
Wdrażając odpowiednie strategie, pracodawcy mogą nie tylko poprawić produktywność, ale także zwiększyć satysfakcję i zaangażowanie swoich pracowników, co w dłuższej perspektywie przekłada się na lepsze wyniki finansowe.