Offboarding – co to jest? Jak profesjonalnie zakończyć współpracę z pracownikiem?

Z dostępnych badań wynika, że tylko 29% firm w Polsce posiada sformalizowany offboarding (zródło: www.lhhpolska.pl). To oznacza, że większość organizacji nadal nie wdrożyła formalnych procedur dotyczących rozstania z pracownikami. A przecież to tak samo ważny etap zarządzania cyklem życia pracownika w organizacji jak popularny i chętnie stosowany onboarding. Ważny, bo pozwala utrzymać dobre relacje z odchodzącymi pracownikami, wpływa na wizerunek firmy oraz zapewnia ciągłość operacyjną. W tym artykule omówimy na jakie aspekty formalne i interpersonalne należy zwrócić uwagę, co organizacja może zaoferować odchodzącemu pracownikowi oraz jakie znaczenie ma exit interview.

Co to jest offboarding?

Offboarding to nic innego jak wszelkie działania mające usystematyzować proces rozstania pracownika z firmą, niezależnie od tego czy jest to zwolnienie czy dobrowolne odejście pracownika. Jak każde rozstanie, tak i offboarding, niesie ze sobą dużą dawkę trudnych emocji – złości, żalu, niepewności, stresu. Według skali stresu Thomasa Holmesa i Richarda Rahe’a utrata pracy jest jednym z najbardziej stresujących doświadczeń życiowych, tuż obok separacji małżeńskiej czy zmiany stanu zdrowia członka rodziny. Jak więc przeprowadzić go prawidłowo? Jak zadbać o interesy obu stron? Na co zwrócić szczególną uwagę?

Formalności przy odejściu pracownika

Pierwszą płaszczyzną działań są kwestie formalne. Aby proces offboardingu przebiegał bezproblemowo, pracodawca powinien:

1. Zamknąć dostęp do systemów firmowych – z punku widzenia bezpieczeństwa danych, po zakończeniu współpracy, pracownik musi zostać odcięty od wewnętrznych systemów informatycznych (e-maile, bazy danych czy systemy CRM) czy kart dostępu do biura
2. Zwrot sprzętu i materiałów – ważne jest, aby pracownik zwrócił wszystkie urządzenia i zasoby, które zostały mu udostępnione przez firmę, w tym laptopy, telefony służbowe, samochód służbowy
3. Przygotowanie dokumentacji – pracodawca musi dostarczyć pracownikowi świadectwo pracy, dokumenty związane z zakończeniem umowy oraz, jeśli to konieczne, potwierdzenia dotyczące zwrotu sprzętu.
4. Rozliczenie finansowe – rozliczenie wynagrodzeń, zaległego urlopu oraz ewentualnej odprawy powinno być przeprowadzone terminowo i zgodnie z przepisami prawa pracy.

Interpersonalne aspekty offboardingu

Offboarding to nie tylko kwestie formalne, ale także umiejętność utrzymania odpowiednich relacji z odchodzącym pracownikiem. Nawet w przypadku rozstania z inicjatywy pracodawcy, ważne jest, aby cały proces przebiegał w sposób profesjonalny i pełen szacunku. Dlaczego to takie istotne? Po pierwsze chodzi o dobry wizerunek pracodawcy. Byli pracownicy, zwłaszcza w czasach social mediów, mogą stać się ambasadorami marki lub wręcz przeciwnie – jej krytykami. Po drugie warto pamiętać o zachowaniu dobrych relacji. Offboarding zrealizowany w pozytywnej atmosferze i z uznaniem wkładu pracy sprzyja przekazaniu know-how pozostałym członkom załogi. Jest szczególnie ważne dla utrzymania płynnego funkcjonowania firmy.

Coraz bardziej popularnym trendem jest także tzw. boomerang employees, czyli pracownicy powracający po pewnym czasie do tej samej organizacji, często na nowe stanowisko. Warto o tym pamiętać i zadbać o atmosferę rozmowy rozstaniowej.

W sferze interpersonalnej warto też pamiętać o komunikacji zmiany pracownikom pozostającym w organizacji. Za wszelką cenę należy unikać rozchodzenia się wiadomości o zwolnieniu tzw. drogą pantoflową. Zamiast tego zachować przejrzystość działań i informować o terminie końca pracy danej osoby, ewentualnej rekrutacji na wolne stanowisko, przejściu obowiązków.

Co może zaoferować organizacja w ramach offboardingu?

Raport Rozstaniowy z 2023 roku (www.lhhpolska.pl) pokazuje, że najbardziej pomocnym elementem oferowanym przez pracodawcę poza odprawą pieniężną (84,5% respondentów) jest wsparcie outplacementowe (62,1% badanych). W skład takich działań może wchodzić przygotowanie/weryfikacji CV, doradztwo zawodowe, rozbudowanie profilu na LinkedIn, pomoc w znalezieniu nowej pracy czy założeniu działalności. W ponownym odnalezieniu się pracownika na rynku pracy są też pomocne listy referencyjne czy wsparcie psychologiczne, tak ważne szczególnie w przypadku zwolnień grupowych czy np. zwolnienia wieloletniego pracownika.

Czym jest exit interview?

Exit interview to rozmowa końcowa, która odbywa się między pracownikiem a przedstawicielem działu HR lub przełożonym. Jej celem jest uzyskanie szczerego feedbacku na temat doświadczeń pracownika w firmie oraz zrozumienie powodów, dla których zdecydował się on odejść. Na liście pytań podczas rozmowy exit interview powinny się więc znaleźć pytania o: relacje z szefem/ zespołem, zadowolenie z warunków pracy i benefitów, przejrzystość procedur firmowych, ocenę możliwości rozwoju. Taki wywiad może być zrealizowany bezpośrednio lub w formie ankiety elektronicznej. To doskonała okazja dla firmy do zidentyfikowania obszarów, które wymagają poprawy i zmniejszenia rotacji w przyszłości.

Proces offboardingu, zarówno pod kątem formalnym, jak i interpersonalnym, odgrywa istotną rolę w budowaniu kultury organizacyjnej oraz wizerunku firmy. Starannie przeprowadzony offboarding z poszanowaniem dla pracownika, niezależnie od przyczyny zakończenia współpracy, może przynieść korzyści obu stronom. Organizacja, która dba o pracowników do końca ich zatrudnienia, buduje silną markę pracodawcy i zyskuje lojalnych ambasadorów swojej firmy. Dlatego warto zwiększać świadomość w zakresie offboardingu i delegować menadżerów czy pracowników działu HR na szkolenie offboarding.

Zarówno exit interview, jak i oferowanie wsparcia w formie programów outplacementowych, to narzędzia, które pomagają zamknąć współpracę w sposób profesjonalny i pełen szacunku. Warto zatem zwrócić uwagę na szczegóły offboardingu i sprawić, by rozstania z firmą były równie przemyślane, jak zatrudnianie nowych pracowników.

Autor

Kompetea

Od 2013 roku wspieramy przedsiębiorstwa w osiąganiu sukcesów biznesowych, oferując szkolenia i doradztwo, które rozwijają umiejętności oraz dostarczają niezbędną wiedzę. Wierzymy, że to ludzie są sercem każdej firmy – odpowiednio wyszkoleni i zmotywowani stają się jej największą siłą napędową.