Badania przeprowadzone przez International Data Corporation (IDC) wykazały, że pracownicy biurowi spędzają średnio około 28% swojego czasu pracy na nieproduktywnych zadaniach, takich jak przeglądanie Internetu czy media społecznościowe. Prokrastynacja może kosztować firmy miliardy dolarów rocznie w postaci utraconej produktywności.
Zarządzanie sobą w czasie: klucz do efektywności osobistej
Zarządzanie sobą w czasie jest umiejętnością niezbędną do osiągnięcia sukcesu zarówno w życiu zawodowym, jak i osobistym. Efektywność osobista wymaga świadomego podejścia do planowania i realizacji zadań, a także umiejętności radzenia sobie z prokrastynacją i ustalania priorytetów.
Jednym z kluczowych elementów efektywnego zarządzania sobą w czasie jest głębokie zrozumienie własnych zasobów energetycznych i zdolności do koncentracji w różnych porach dnia. Każdy z nas ma unikalny rytm dobowy, który wpływa na naszą produktywność, kreatywność i ogólną jakość funkcjonowania. Większość osób ma określone pory dnia, w których są najbardziej produktywne. Dla niektórych to poranek, dla innych popołudnie lub wieczór. Zrozumienie, kiedy jesteśmy w szczycie formy, pozwala na efektywne wykonywanie najważniejszych i najbardziej wymagających zadań właśnie w tych momentach. Wiele osób biznesu przysięga na tzw. “złotą godzinę” – pierwszą godzinę pracy, w której skupiają się na najważniejszych zadaniach dnia. Ta technika jest popularna wśród liderów takich jak Tim Cook, CEO Apple, który zaczyna dzień od przeglądu e-maili i planowania kluczowych zadań, zanim jeszcze biuro się otworzy.
Techniki zarządzania sobą w czasie:
- Podziel zadania na mniejsze kroki: Duże projekty mogą wydawać się przytłaczające. Dzieląc je na mniejsze, bardziej manageable zadania, łatwiej jest zacząć i kontynuować pracę.
- Ustal realistyczne cele: Nie stawiaj sobie zbyt ambitnych celów, które mogą prowadzić do zniechęcenia.
- Używaj techniki Pomodoro: Pracuj w blokach czasowych po 25 minut, a następnie rób krótką przerwę. Ta technika pomaga utrzymać koncentrację i zapobiega wypaleniu. Naukowcy odkryli, że nasze ciała działają w cyklach zwanych rytmami ultradianowymi, które trwają około 90-120 minut. Po tym czasie nasza koncentracja spada i potrzebujemy krótkiej przerwy. Zrozumienie i wykorzystanie tych naturalnych rytmów może znacznie zwiększyć efektywność pracy.
- Nadawaj priorytety zadaniom, które masz do wykonania w ciągu dnia. Pomocnym narzędziem będzie tu macierz Eisenhowera. Ta prosta, ale skuteczna technika pozwala na rozdzielenie zadań na cztery kategorie:
- Ważne i pilne: Zadania, które wymagają natychmiastowej uwagi.
- Ważne, ale nie pilne: Zadania, które są kluczowe dla długoterminowych celów, ale nie wymagają natychmiastowego działania.
- Nieważne, ale pilne: Zadania, które muszą być wykonane szybko, ale nie mają dużego wpływu na długoterminowe cele.
- Nieważne i niepilne: Zadania, które można odłożyć na później lub całkowicie zignorować.
Aplikacje do planowania zadań i zarządzania swoim czasem
Efektywne zarządzanie sobą w czasie często wymaga wsparcia narzędzi technologicznych. Oto subiektywny przegląd aplikacji, które mogą znacząco ułatwić planowanie i realizację zadań:
1. Todoist (https://todoist.com/pl)
Todoist to popularna aplikacja do zarządzania zadaniami, która pozwala na tworzenie list zadań, ustalanie priorytetów i terminów, a także śledzenie postępów. Dzięki przejrzystemu interfejsowi i możliwości synchronizacji na różnych urządzeniach, Todoist jest idealnym narzędziem zarówno dla indywidualnych użytkowników, jak i zespołów.
2. RescueTime (https://www.rescuetime.com/)
RescueTime to aplikacja, która pomaga śledzić, jak spędzamy czas na komputerze i urządzeniach mobilnych. Dostarcza szczegółowych raportów, które pokazują, ile czasu poświęcamy na różne zadania i aplikacje. Dzięki temu można zidentyfikować obszary, w których tracimy najwięcej czasu, i podjąć kroki w celu poprawy efektywności.
3. Forest (https://www.forestapp.cc/)
Forest to nasz faworyt! to unikalna aplikacja, która pomaga skupić się na pracy, jednocześnie dbając o środowisko. Użytkownicy sadzą wirtualne drzewa, które rosną, gdy nie korzystają z telefonu. Jeśli użytkownik przerwie pracę i zacznie korzystać z telefonu, drzewo usycha. Za zdobyte monety w aplikacji można sadzić prawdziwe drzewa w ramach współpracy z organizacjami ekologicznymi.
* jest podobna, bezpłatna aplikacja – Plantie
4. Pomodone (https://pomodoneapp.com/index.php)
Pomodone to aplikacja do zarządzania czasem oparta na technice Pomodoro. Umożliwia tworzenie zadań i pracę w blokach czasowych z krótkimi przerwami. Integruje się z innymi popularnymi narzędziami do zarządzania zadaniami, co czyni ją wygodnym rozwiązaniem dla osób, które już korzystają z takich aplikacji jak Trello czy Asana.
Korzyści z zarządzania sobą w czasie
Zarządzanie sobą w czasie jest nie tylko kluczowym elementem indywidualnej efektywności, ale ma również znaczący wpływ na sukces biznesowy. Zrozumienie i wdrożenie skutecznych strategii zarządzania czasem może prowadzić do znacznych korzyści, zarówno na poziomie jednostki, jak i całej organizacji. Dzięki temu firmy mogą zwiększyć swoją produktywność, redukować koszty związane z prokrastynacją oraz tworzyć zdrowsze i bardziej zrównoważone środowisko pracy. Według badań przeprowadzonych przez American Psychological Association, efektywne zarządzanie czasem jest bowiem jednym z kluczowych czynników redukujących stres w miejscu pracy. Pracownicy, którzy skutecznie planują swoje zadania i ustalają priorytety, doświadczają niższego poziomu stresu, co pozytywnie wpływa na ich zdrowie i wydajność.
Jeśli chcesz wspierać efektywność swoją lub swoich pracowników, sprawdź nasze szkolenie Zarządzanie sobą w czasie