Efektywna praca zdalna (on-line)

Cel szkolenia:

Poznanie i przećwiczenie przez osoby, które stanęły przed wyzwaniem pracy zdalnej:

• efektywnego prowadzenia pracy zdalnej,
• satysfakcjonującej komunikacji ze współpracownikami i szefami,
• sprawnego korzystania z pomocy informatycznych,

Szkolenie ma charakter wprowadzający.

Program szkolenia z efektywnej pracy zdalnej (on-line):

Skuteczne praktyki przygotowania się do pracy zdalnej:

• Zakres prac możliwych i niemożliwych do wykonania zdalnie,
• Charakter pracy zdalnej i związane z nią najważniejsze wyzwania, które należy przewidzieć,
• Planowanie i ustalanie z przełożonym zadań długookresowych, średniookresowych i dziennych, warunków ich wykonania i potrzebnych zasobów do ich realizacji,
• Przydatne formatki planowania, monitorowania i rozliczania zadań realizowanych zdalnie,
• Gromadzenie, zamawianie i przegląd kontrolny zasobów – z wyprzedzeniem oraz bezpośrednio przed pracą w domu.

Organizowanie miejsca pracy zdalnej w domu:

• Mini biuro w domu – organizacja przestrzeni,
• Miejsce do pracy, ergonomia pracy,
• Sprzęt, akcesoria i materiały biurowe,
• Aplikacje i systemy IT,
• Bezpieczeństwo IT, ochrona danych osobowych oraz tajemnicy firmy.

Efektywne prowadzenie pracy zdalnej:

• Rekomendowany plan i harmonogram dnia,
• Formatka planu i harmonogramu dnia oraz monitorowania i rozliczania postępów, ocena efektów,
• Konfigurowanie efektów pracy do przekazania, konstruowanie informacji towarzyszących, wysyłka.

Satysfakcjonująca komunikacja ze współpracownikami i szefami:

• Działania ułatwiające współpracę z szefem i w zespole pracującym zdalnie
  • Mini-książka teleadresowa zespołu,
  • Planowanie i harmonogramowanie zadań wspólnych – przykład,
  • Udzielanie konstruktywnej informacji zwrotnej osobom współpracującym,
  • Okresowe raportowanie z wykonania prac do szefa i/lub zespołu,
• Telekonferencje i spotkania robocze on-line (wskazanie podstaw do dalszego samodoskonalenia):
  • Planowanie spotkań,
  • Ustalenie zasad komunikacji na linii szef-podwładny oraz pomiędzy członkami zespołu,
  • Podstawy skutecznej komunikacji w pracy zdanej – potrzeby nadawcy i odbiorcy, jasny komunikat na poziomie treściowym,
  • Dokonywanie ustaleń i ich protokołowanie,
  • Wystosowywanie klarownych zapotrzebowań i zapytań,
  • Wspólne omawianie efektów prac,
  • Procedura zespołowego rozwiązywania problemów.
• Sprawne korzystanie z pomocy informatycznych (wskazanie podstaw do dalszego samodoskonalenia):
  • Bazowe rozwiązania umożliwiające pracę zdalną – komputer, łącze, telefon,
  • Przydatne oprogramowanie bezpłatne i płatne, jego możliwości, typowy zakres zastosowania,
  • Przećwiczenie / prezentacja przykładowych funkcjonalności (część z zagadnień będzie pokazywana już podczas poprzednich modułów szkolenia, inne zostaną omówione na tym etapie),
  • Co warto a czego nie warto używać.
• Wypróbowywania technik wspierających automotywację i efektywność osobistą oraz wspierających zachowanie spokoju i równowagi praca-życie (wskazanie podstaw do dalszego samodoskonalenia):
  • Typowe trudności w efektywnej pracy zdalnej i ich pokonywanie:
    • Przeciwdziałanie dezorganizacji – priorytetyzacja zadań, uporządkowane podejście do realizacji prac,
    • Eliminowanie trudności z rozpoczęciem pracy (utykania na danych i pracach wejściowych),
    • Prowadzenie spraw do przodu zamiast koncentrowania się na trudnościach,
    • Eliminacja nadmiernego perfekcjonizmu i długiego czasu poświęcanego na wykonanie zadań,
    • Eliminacja problemu wielozadaniowości,
    • Niwelowanie złodziei czasu i rozpraszaczy.
  • Typowe przyczyny spadku motywacji i przeciwdziałanie mu:
    • Brak kontaktu osobistego i jego zapewnianie,
    • ,,Ważniejsze” działania domowe i ich przeorganizowywanie,
    • Brak nadzoru a podstawy tworzenia mapy automotywacji,
    • Refleksja nad osobistą i zawodową sytuacją oraz wnioski do zmian.
  • Techniki zapewniające dobrą kondycję psychofizyczną i relaksacyjne:
    • Dlaczego te techniki są potrzebne w sytuacji pracy zdalnej,
    • Samoobserwacja jako klucz do sukcesu,
    • Rytm okołodobowy i wykorzystanie jego silnych stron,
    • Potrzeby fizjologiczne i ,,napędzanie organizmu”, zapewnianie odpoczynku,
    • Podstawy relaksacji w stresujących sytuacjach pracy zdalnej, których nie można rozwiązać od razu,
  • Równowaga praca-życie w sytuacji pracy zdalnej:
    • Typowe pułapki na linii praca-życie w sytuacji pracy zdalnej,
    • Plan dnia pod kontrolą,
      • Koncentracja na pracy w godzinach zawodowych,
      • Mniej myślenia o pracy po pracy,
    • Zachowywanie dobrej kondycji:
      • Znaczenie odpowiednich ubioru i higieny,
      • Zapewnienie aktywności fizycznej.