Cel szkolenia:
Poznanie i przećwiczenie przez osoby, które stanęły przed wyzwaniem pracy zdalnej:
- efektywnego prowadzenia spotkań ze współpracownikami,
- satysfakcjonującej i skutecznej komunikacji podczas spotkań on line, panowania nad grupą,
- sprawnego dokumentowania przebiegu spotkań i egzekwowania ustaleń,
- sprawnego korzystania z komunikatorów internetowych w tym procesie (platformy on line)*.
Program szkolenia:
Sesja 1. Komunikowanie i współpraca w zespole w czasie rzeczywistym i on line.
- Model efektywnych spotkań:
- Cele spotkań,
- Etapy efektywnego spotkania,
- Podział ról i odpowiedzialności,
- Spotkania planowane i nieplanowane a ich czas trwania, przebieg i efektywność,
- Znaczenie okresowych, cyklicznych spotkań roboczych z udziałem wszystkich lub wybranych członków zespołu dla podtrzymania współpracy i motywacji w grupie pracującej on line.
- Efektywne planowanie spotkania on line:
- Plan spotkania jako baza jego efektywności,
- Agenda spotkania,
- Ustalenie osób prowadzących prezentacje/ dyskusje na poszczególne tematy,
- Zaplanowany czas trwania spotkania, niestandardowy czas spotkań i jego znaczenie dla późniejszego uczestnictwa w spotkaniach,
- Gromadzenie materiałów do spotkań,
- Lista uczestników – kluczowi i opcjonalni uczestnicy, osoby inne informowane o spotkaniach i ich wynikach,
- Zakładanie spotkań i zaproszenia a frekwencja na spotkaniach,
- Potwierdzanie obecności,
- Dostarczanie materiałów do spotkań.
- Efektywny przebieg spotkań on line.
- Unikanie pułapek i rozwiązywanie podstawowych problemów technicznych utrudniających merytoryczne prowadzenie spotkań on line:
- Profesjonalizacja wizerunku, zapewnienie własnej widoczności,
- Ograniczanie opóźnień i szumu na łączach, blokowanie głośników,
- Rozpoczynanie spotkań o czasie,
- Ustalenie listy obecnych, potwierdzanie obecności (jeśli loginy nie wskazują na osoby),
- Kontrola obecności,
- Zachowanie prowadzącego i uczestników w sytuacji zerwania połączeń,
- Ustalenie sposobów zgłaszania problemów technicznych głosowo i za pomocą czatu oraz ich rozwiązywania.
- Organizacja spotkania w pierwszej jego części:
- Ustalenie przebiegu spotkania i bloków czasowych,
- Podział ról na spotkaniu w odniesieniu do jego agendy.
- Udostępnianie treści – zakres i forma:
- Ustalenia ew. zmian w agendzie, wyświetlanie lub przesyłanie jej uczestnikom,
- Zamieszczanie materiałów do przeglądu i pobrania,
- Udostępnianie pulpitu prowadzącego i uczestników,
- Wyświetlanie prezentacji w wersji ppt i innych, udostępnianie aplikacji,
- Rola wskaźników i dash boardów w kierunkowaniu rozmów on line,
- Inne sposoby uatrakcyjniania treści i zapobieganie nudzie.
- Wspólne omówienia spraw, przepływ wiedzy.
- Dyskusja głosowa:
- Wprowadzenie zasad aktywności, wypowiadania się, zadawania pytań,
- Dyskusje ze wszystkimi / udzielanie głosu.
- Ograniczanie / inspirowanie spontanicznych wypowiedzi,
- Wspólne wypełnianie ankiet, formularzy, dokumentów.
- Czat:
- Czat i panowanie nad wypowiedziami nad czatem,
- Odpowiadanie na pytania z czatu.
- Ograniczanie czasu udziału pracowników i własnego w spotkaniach:
- Podział zespołu na podgrupy, praca w podgrupach w wersji on line,
- Dowoływanie i odwoływanie uczestników,
- Zespołowe generowanie pomysłów, rozwiązywania problemów wg. zasad „burzy mózgów” i ,,karuzeli pomysłów”,
- Rozwiązywanie typowych problemów np. niezrozumienie instrukcji, brak aktywności uczestników, gubienie się.
- Dyskusja głosowa:
- Podejmowanie decyzji:
- Podejmowanie decyzji indywidualnie, komunikowanie ich,
- Wybór z kilku opcji rozwiązań,
- Podejmowanie decyzji grupowo, modele wspólnego decydowania.
- Unikanie pułapek i rozwiązywanie podstawowych problemów technicznych utrudniających merytoryczne prowadzenie spotkań on line:
- Dokumentowanie przebiegu spotkania oraz ustalenia ze spotkania w wersji on line:
- Sporządzanie notatki ze spotkania w trakcie spotkania i jej udostępnianie,
- Nagrywanie spotkania i udostępnianie nagrań on line,
- Finalizowanie ustaleń,
- Podział zadań, plany dalszych prac,
- Przydatne notatki ze spotkań i zarządzanie nimi.
- Small talk:
- Small talk i jego znaczenie dla zachowania energii grupy,
- Inspirowanie / pohamowywanie small talku.
- Sprawne korzystanie z pomocy informatycznych (wskazanie podstaw do dalszego samodoskonalenia)*:
- Omówienie kluczowych funkcjonalności pozwalających zdynamizować i uatrakcyjnić spotkanie (część z zagadnień będzie pokazywana już podczas poprzednich zakresów szkolenia, inne zostaną omówione na tym etapie),
- Co warto a czego nie warto używać z perspektywy efektywności spotkań.
- Sesja pytania i odpowiedzi poprzez czat i głosowo.