Efektywne prowadzenie spotkań on-line

Cel szkolenia:

Poznanie i przećwiczenie przez osoby, które stanęły przed wyzwaniem pracy zdalnej:

• efektywnego prowadzenia spotkań ze współpracownikami,
• satysfakcjonującej i skutecznej komunikacji podczas spotkań on line, panowania nad grupą,
• sprawnego dokumentowania przebiegu spotkań i egzekwowania ustaleń,
• sprawnego korzystania z komunikatorów internetowych w tym procesie (platformy on line)*.

Program szkolenia:

Sesja 1. Komunikowanie i współpraca w zespole w czasie rzeczywistym i on line.

1. Model efektywnych spotkań:
   1. Cele spotkań,
   2. Etapy efektywnego spotkania,
   3. Podział ról i odpowiedzialności,
   4. Spotkania planowane i nieplanowane a ich czas trwania, przebieg i efektywność,
   5. Znaczenie okresowych, cyklicznych spotkań roboczych z udziałem wszystkich lub wybranych członków zespołu dla podtrzymania współpracy i motywacji w grupie pracującej on line.
2. Efektywne planowanie spotkania on line:
   1. Plan spotkania jako baza jego efektywności,
   2. Agenda spotkania,
   3. Ustalenie osób prowadzących prezentacje/ dyskusje na poszczególne tematy,
   4. Zaplanowany czas trwania spotkania, niestandardowy czas spotkań i jego znaczenie dla późniejszego uczestnictwa w spotkaniach,
   5. Gromadzenie materiałów do spotkań,
   6. Lista uczestników – kluczowi i opcjonalni uczestnicy, osoby inne informowane o spotkaniach i ich wynikach,
   7. Zakładanie spotkań i zaproszenia a frekwencja na spotkaniach,
   8. Potwierdzanie obecności,
   9. Dostarczanie materiałów do spotkań.
3. Efektywny przebieg spotkań on line.
   • Unikanie pułapek i rozwiązywanie podstawowych problemów technicznych utrudniających merytoryczne prowadzenie spotkań on line:
     • Profesjonalizacja wizerunku, zapewnienie własnej widoczności,
     • Ograniczanie opóźnień i szumu na łączach, blokowanie głośników,
     • Rozpoczynanie spotkań o czasie,
     • Ustalenie listy obecnych, potwierdzanie obecności (jeśli loginy nie wskazują na osoby),
     • Kontrola obecności,
     • Zachowanie prowadzącego i uczestników w sytuacji zerwania połączeń,
     • Ustalenie sposobów zgłaszania problemów technicznych głosowo i za pomocą czatu oraz ich rozwiązywania.
   • Organizacja spotkania w pierwszej jego części:
     • Ustalenie przebiegu spotkania i bloków czasowych,
     • Podział ról na spotkaniu w odniesieniu do jego agendy.
   • Udostępnianie treści – zakres i forma:
     • Ustalenia ew. zmian w agendzie, wyświetlanie lub przesyłanie jej uczestnikom,
     • Zamieszczanie materiałów do przeglądu i pobrania,
     • Udostępnianie pulpitu prowadzącego i uczestników,
     • Wyświetlanie prezentacji w wersji ppt i innych, udostępnianie aplikacji,
     • Rola wskaźników i dash boardów w kierunkowaniu rozmów on line,
     • Inne sposoby uatrakcyjniania treści i zapobieganie nudzie.
   • Wspólne omówienia spraw, przepływ wiedzy.
     • Dyskusja głosowa:
       • Wprowadzenie zasad aktywności, wypowiadania się, zadawania pytań,
       • Dyskusje ze wszystkimi / udzielanie głosu.
       • Ograniczanie / inspirowanie spontanicznych wypowiedzi,
     • Wspólne wypełnianie ankiet, formularzy, dokumentów.
     • Czat:
       • Czat i panowanie nad wypowiedziami nad czatem,
       • Odpowiadanie na pytania z czatu.
     • Ograniczanie czasu udziału pracowników i własnego w spotkaniach:
       • Podział zespołu na podgrupy, praca w podgrupach w wersji on line,
       • Dowoływanie i odwoływanie uczestników,
     • Zespołowe generowanie pomysłów, rozwiązywania problemów wg. zasad „burzy mózgów” i ,,karuzeli pomysłów”,
     • Rozwiązywanie typowych problemów np. niezrozumienie instrukcji, brak aktywności uczestników, gubienie się.
   • Podejmowanie decyzji:
     • Podejmowanie decyzji indywidualnie, komunikowanie ich,
     • Wybór z kilku opcji rozwiązań,
     • Podejmowanie decyzji grupowo, modele wspólnego decydowania.

4. Dokumentowanie przebiegu spotkania oraz ustalenia ze spotkania w wersji on line:
   1. Sporządzanie notatki ze spotkania w trakcie spotkania i jej udostępnianie,
   2. Nagrywanie spotkania i udostępnianie nagrań on line,
   3. Finalizowanie ustaleń,
   4. Podział zadań, plany dalszych prac,
   5. Przydatne notatki ze spotkań i zarządzanie nimi.
5. Small talk:
   1. Small talk i jego znaczenie dla zachowania energii grupy,
   2. Inspirowanie / pohamowywanie small talku.
6. Sprawne korzystanie z pomocy informatycznych (wskazanie podstaw do dalszego samodoskonalenia)*:
   1. Omówienie kluczowych funkcjonalności pozwalających zdynamizować i uatrakcyjnić spotkanie (część z zagadnień będzie pokazywana już podczas poprzednich zakresów szkolenia, inne zostaną omówione na tym etapie),
   2. Co warto a czego nie warto używać z perspektywy efektywności spotkań.
7. Sesja pytania i odpowiedzi poprzez czat i głosowo.