Efektywność osobista i stanowiskowa Naczelnika - zarządzanie w strukturze Administracji Publicznej

Efektywność i skuteczność w zarządzaniu podległymi pracownikami jest wyzwaniem dla organizacji chcących budować profesjonalne i kompetentne zespoły. W sektorze Administracji Publicznej kluczową osobą w tych działaniach jest sylwetka Naczelnika/ Koordynatora, przed którym stawiane są cele merytoryczne i odpowiedzialność za podległy mu personel.

Niniejsze szkolenie ma ukierunkować i wesprzeć Naczelników w wyzwaniach codzienności zawodowej, dlatego program został zaprojektowany w odniesieniu do specyfiki i warunków pracy w administracji publicznej (i pracowników sektora budżetowego), ale z uwzględnieniem użytecznych narzędzi i praktyk rynkowych.

Adresaci szkolenia:

Szkolenie jest adresowane do pracowników sektora Administracji Publicznej, którzy są odpowiedzialni za zarządzanie i koordynację podległymi pracownikami, projektami, zespołami czy grupami eksperckimi tj. Naczelników, Koordynatorów.

Korzyści ze szkolenia:

UMIEJĘTNOŚCI

Po ukończeniu szkolenia uczestnicy będą umieli:

Skutecznie zarządzać zespołem używając nowoczesnych narzędzi efektywnej pracy Naczelnika/ Koordynatora
Koordynować przebieg procesów związanych z zarządzaniem relacjami i pracą merytoryczną w podległym zespole i niezwłocznie reagować na odchylenia
Samodzielnie zaprojektować i przeprowadzić właściwy typ rozmowy z pracownikiem w zależności od potrzeb i sytuacji, w oparciu o wiedzę nabytą podczas szkolenia i doświadczenia własne.
Zarządzać „wachlarzem osobowości” w podległym zespole i dobrać efektywne działania wspierające rozwój poszczególnych jego członków
Wybrać właściwą ścieżkę produktywnego rozwiązania konfliktów w sytuacji bieżących wyzwań zawodowych
Zbudować profesjonalny wizerunek Naczelnika/ Koordynatora – eksperta, w oparciu o doświadczenia własne oraz wiedzę i umiejętności nabyte podczas warsztatu.

NARZĘDZIA

STANDARYZOWANE MODELE ROZMÓW przydatnych w praktyce menadżerskiej (rozmowa kwalifikacyjna, instruktaż zadaniowy/ stanowiskowy, menadżerski, rozmowa motywacyjna, rozmowa delegująca, rozmowa egzekwująca, exit interview, feedback zadaniowy, rozmowa separująca, rozmowy rozstania, rozmowa argumentująca decyzje zespołowi)
Pakiet materiałów – dobrych praktyk rynkowych z omówieniem i rekomendacjami dla wdrożenia organizacyjnego (z uwzględnieniem specyfiki administracji publicznej)
Pakiet materiałów i rekomendacji literatury i artykułów branżowych w obszarze prowadzenia/ koordynowania procesami zarządzania kapitałem pracowniczym
Realizacja testu z interpretacją i rekomendacjami do osobistej zmiany behawioralnej w zakresie poprawy kompetencji menadżerskich (Oparty na modelu Blancharda)
Narzędzie diagnostyczne dotyczące strategii działania w sytuacjach konfliktowych w wybranym zespole.

BONUS

Uczestnicy szkolenia mają możliwość skorzystać ze ZDALNEJ KONSULTACJI POSZKOLENIOWEJ z Trenerem, w wymiarze do 2 h, z obszaru zagadnień podejmowanych na szkoleniu.

Metody pracy:

Szkolenie ma charakter warsztatowy, nakierowane na transfer wiedzy i praktycznych umiejętności uczestników. Wykorzystywane formy pracy z grupą:

Mini wykłady, prezentacje
Instruktarze narzędziowe, symulacje wdrożeń
Ćwiczenia indywidualne i grupowe
Testy, ankiety, kwestionariusze – do wykorzystania w praktyce własnej uczestników
Analiza studiów przypadków, praca warsztatowa
Analiza dobrych praktyk rynkowych w ramach tematyki merytorycznej

Program szkolenia:

Dzień 1

Moduł 1 Efektywność osobista i stanowiskowa Naczelnika

Rozwój umiejętności kluczowych Naczelnika w organizacjach sektora budżetowego – wymagania rynku pracy oraz oczekiwania beneficjentów usług administracyjnych
Kluczowa rola Naczelnika w Wydziale dla budowania płynnych przepływów komunikatów i zadań w Departamencie
Organizacja pracy Naczelnika
- Umiejętność zarządzania sobą w czasie
- Umiejętność skutecznego rozdzielania zadań w odniesieniu do celów podległej komórki
- Czas na pracę koncepcyjną/interwencyjną/ merytoryczną/ menadżerską
- Doskonalenie samego siebie w ujęciu profesjonalizacji zawodowej i społecznej
- Budowanie autorytetu Naczelnika – świadomy wybór pól efektywności koordynatorskich w Wydziale
Proces grupowy w zarządzaniu zespołem – efektywne prowadzenie podległego zespołu
w warunkach dynamicznych zmian otoczenia miejsca pracy
Zarządzanie i koordynacja podległymi pracownikami w formule pracy zdalnej i/lub hybrydowej
Świadomość roli zespołowej u podległych pracowników – rekomendacje w zarzadzaniu pracą w ujęciu wytycznych Dyrekcji oraz realizowanych procesów ZZL w Wydziale (wdrożenie pracownika, instruktaż zadaniowy, zastępstwo stanowiskowe, praca zdalna)
Zarządzanie „wachlarzem osobowości w zespole” – rekomendacje prowadzenia efektywnych działań
- Skuteczne delegowanie – plany delegowania i siatki uprawnień oraz odpowiedzialności
- Przydział pracy podległym pracownikom zgodnie z ich mocnymi stronami i talentami
- Wsparcie poszczególnych pracowników i całego zespołu w obszarze wykonywania zadań merytorycznych (działania bieżące, awaryjne, interwencyjne)
- Udzielanie przydatnych informacji zwrotnych wspierających potencjał poszczególnych członków zespołu
- Planowanie szkoleń pracowników w cyklach rozwojowych (także w ujęciu użytkowego IPRZ i wskazań z Systemu Ocen Okresowych)
- Ocenianie bieżące i ewaluacja użytkowa w kontekście kontroli wyników pracy (model kontroli procesu i efektu)
- Samodzielność stanowiskowa, świadomość celu i odpowiedzialność za zadania i wyniki zespołu
Behawioralne ujęcie podległego zespołu w kontekście wyników pracy – motywujące prowadzenie Komórki i/lub Wydziału i oczekiwania wobec efektów pracy
Oddziaływanie na zaangażowanie podległego zespołu – pro aktywność i motywowanie w ujęciu bieżących i długookresowych celów relacyjnych w komórkach, Wydziałach i grupach roboczych
Skuteczna komunikacja na różnych poziomach organizacji (układ funkcjonalny – pracownicy, współpracownicy, przełożeni, środowisko zewnętrzne pracy) – kluczowe komunikaty wspierające oczekiwania interesariuszy efektów pracy Urzędnika
Rola Naczelnika w kontekście umiejscowienia w strukturze Urzędu jako osoby płynnie koordynującej procesy i komunikację pomiędzy pracownikami a Dyrekcją
Autorytet formalny i nieformalny w wyzwaniach awansu hierarchicznego, merytorycznego i eksperckiego

Dzień 2

Moduł 2 Skuteczne zarządzanie podległym zespołem czyli meandry efektywności Naczelnika

Cykl kierowania podległym zespołem – funkcjonalność kierownicza w praktyce pracy
- Bieżący i okresowy cykl kierowania zespołem– transfer zadaniowy w służbie sprawczości działania i realizowania celów
- Narzędzia interwencji menadżerskiej – skuteczne działanie wspierające efektywność pracy
Etapy cyklu kierowania organizacyjnego z perspektywy Naczelnika– dobór właściwych i adekwatnych do sytuacji sposobów i metod oddziaływania na podległe zespoły
- DELEGOWANIE (Aktywności kierownicze: zlecanie, instruowanie, wydawanie poleceń, uprawnianie, delegowanie, stawianie celów i/lub planów realizacji zadań, partycypacja w odpowiedzialności za postawione cele)
- WSPIERANIE (Aktywności kierownicze: szkolenie, rozwiązywanie problemów bieżących, mentoring, coaching epizodyczny)
- KONTROLA (Aktywności kierownicze: nadzór osobisty i pośredni, kontrola pracy zdalnej, monitorowanie wskaźników i/lub postawionych celów, przeniesienie kontroli, rozmowa kontrolna, analiza powykonawcza zadań, kontrola procesu i efektu)
- INTERWENIOWANIE (Aktywności kierownicze: przekazywanie informacji zwrotnej, korygowanie ultymatywne i/lub konsultatywne, zwracanie uwagi, komunikowanie decyzji)
- WZMACNIANIE (Aktywności kierownicze): udzielanie pochwał, nagradzanie, powierzanie odpowiedzialności, docenianie statusu i doświadczenia pracownika, podkreślenie właściwego osadzenia w roli i przydzielonych zadaniach podległego pracownika
Modele rozmów i standaryzowane schematy zachowania wykorzystywane w pracy Naczelnika podczas bieżącego koordynowania zespołem oraz cyklicznych spotkań organizujących efektywną pracę Wydziału:
- Instruowanie, instruktaże kompetencyjne, kalibracja zachowania zgodnie ze standardami zawodu i/lub stanowiska
- Delegowanie zadań , uprawnień, odpowiedzialności za efektywność – połączenie zasady rezultatu i starannego działania
- Rozwiązywanie problemów merytorycznych, zadaniowych, interpersonalnych
- Konsultowanie decyzji uzyskiwanie partycypacji odpowiedzialności
- Coaching epizodyczny, rozmowa mentoringowa
- Rozmowa kontrolna / korekcyjna / separacyjna
- Przekazywanie informacji zwrotnej
- Bezpieczne i efektywne korygowanie – w ujęciu mentalnym i zadaniowym
- Komunikowanie decyzji – także jako efekt pracy zespołowej
- Praktyki motywacyjne – ukierunkowanie podmiotowe na pracowników i/lub zespół
Opór wobec szefa – kiedy pracownicy mają kłopot z akceptacją nowej roli Naczelnika
- Formy oporu w pracy zespołowej – jak skutecznie przeciwdziałać buntom i atakom wobec nowego przełożonego
- Dysfunkcje zespołowe utrudniające realizacje celów
- Narzędzia wsparcia efektywności zespołów
Budowanie zaufania i pokonywanie kryzysu odpowiedzialności w sytuacjach krytycznych wewnątrz grupy pracowniczej
Charakterystyka pracowników wg segmentacji modelu „9 typów oddziaływania na zespół”
Motywujący styl zarządzania zespołem i koordynacji prac w modelu Blanchard „Servant leadership”

Dzień 3

Moduł 3 Wyzwania pracy Naczelnika

Budowanie zaufania i wiarygodności roli Naczelnika i/lub Koordynatora (perspektywa awansu hierarchicznego organizacyjnego – przesunięcia, powołania, nabory)
- Wyzwania emocjonalne towarzyszące awansowi
- Neutralizacja oporu grupy zarządzanej
- Zaufanie w nowej roli (zarządzanie różnorodnością i wykorzystanie doświadczeń)
Dysfunkcje zespołowe utrudniające realizacje celów i wpływające na spadek atmosfery współpracy
Trudne sytuacje w zarządzaniu zespołem – budowanie fundamentów partycypacji w odpowiedzialności za procesy wewnątrz zespołowe, także we współpracy z Dyrekcją Urzędu
Typologia trudnych współpracowników i sposoby neutralizacji działań kontrproduktywnych
- Dysfunkcyjne postawy pracowników i ich wpływ na pozostałych członków zespołu
- Narzędzia i techniki stosowane w rozwoju wymagających jednostek w zespole
- Ocena potencjału podległego zespołu i możliwości neutralizacji zagrożeń w pracy zespołowej
- Aktywności Naczelnika w zwalczaniu oporów i wątpliwości współpracowników
Techniki oddziaływania i narzędzia wsparcia efektywności zespołów (mentoring i inter-mentoring celowany)
Wykorzystanie mentoringu w Administracji Państwowej/Służbie Cywilnej – dobre praktyki stosowane w budowaniu wydajności zespołów
- Inter-mentoring pokoleniowy w organizacji (przeciwdziałanie luce pokoleniowej)
- Mentoring w ramach projektów adaptacji nowych pracowników
- Mentoring wykorzystywany w szkoleniu i rozwoju podległych pracowników
- Mentoring w ramach projektów zarzadzania wiedzą w organizacji
- Mentoring w ramach programów sukcesji stanowiskowej i/lub przygotowania zawodowego (wariant: specjalista/ ekspert/ koordynator)
Przygotowanie umiejętnościowe Naczelników jako kandydatów na mentorów wewnątrz Urzędu
- Zadania i kompetencje mentora jako Opiekuna i Koordynatora zespołu
- Wykorzystanie modelu GROW w pracy codziennej
- Etyczny wymiar mentoringu wewnątrzorganizacyjnego
- Rola bezpośredniego przełożonego (wymagania współpracy i pomiar procesu)
- Kluczowe czynniki efektywności wewnątrz zespołowych procesów opartych o model mentoringu
Produktywne rozwiązywanie konfliktów (poziom skutecznego diagnozowania, neutralizowania i/lub zarządzania konfliktem lub sytuacją trudną w aspekcie personalnym)
Zarządzanie konfliktami (sposoby, modele, dobre praktyki organizacyjne) *wypracowanie systemowego podejścia przeciwdziałania, interwencji i neutralizacji zachowań konfliktowych i konfliktogennych pracowników w organizacji
- Czynniki dezintegrujące i sposoby przeciwdziałania i neutralizacji
- Metody standaryzowane rozwiązywania problemów organizacyjnych
- Neutralizacja zachowań i kosztów reaktywnego podejścia podległego zespołu
- Atuty mediacji wewnątrz zespołowych jako sposobu przeciwdziałania eskalacji konfliktów w zespołach
Plan rozwoju kompetencji kluczowych w ujęciu profesjonalnej marki osobistej Naczelnika
- Test kompetencji zarządczych – autodiagnoza wyjściowa kompetencji kluczowych
- Mapa drogowa rozwoju zawodowego w kontekście kompetencji miękkich i kierowniczych
- Karta rozwoju stanowiskowego w oparciu o standardy i trendy rynkowe
- Kwestionariusze zarządzania karierą profesjonalną w kontekście podejścia work-life balansu
- Ewaluacja użytkowa dotychczasowych dokonań zawodowych w kontekście efektywności pracy

Prowadzący:

Ekspert obszaru – szkolenia HR. Praktyk. Mediator. Certyfikowany Trener biznesu. Menadżer z kilkunastoletnim oświadczeniem w biznesie w obszarze HR (ścieżka menadżerska, ekspercka i wdrożeniowa). Realizator projektów implementacji /optymalizacji procesów HR w organizacjach w randze Kierownika projektu, Eksperta oraz Konsultanta wiodącego. Współtwórca, wykładowca i opiekun merytoryczny studiów podyplomowych Trenerstwo i Coaching w WSZP w Warszawie. Posiada kilkuletnie doświadczenie w zarządzaniu działem personalnym w organizacji, o profilu produkcyjnym, funkcjonującej w dynamicznym otoczeniu biznesowym (restrukturyzacja, standaryzacje procesów HR/operacje, wdrożenie zmiany modelu zarządzania, systemy ewaluacji pracowniczej – bieżącej i okresowej, systemy motywacyjne/rozliczeniowe). Projektant narzędzi diagnostycznych i programów rozwojowe dla pracowników przedsiębiorstw i organizacji.

Obszar wiedzy fachowej:

Zarządzanie kapitałem pracowniczym,
Inicjowanie i koordynacja procesów HR, (w tym restrukturyzacje)
Interwencyjny HR (mediacje, negocjacje pracownicze, rezyliencja)
Onboarding, projektowanie programów adaptacyjnych, standaryzacja procesu i narzędzi, wdrożenia
Projektowanie i realizacja projektów rozwojowych dla pracowników
Ewaluacje skuteczności działań rozwojowych w organizacjach
Zmiany organizacyjne i zarządzanie zmianą (w tym restrukturyzacje)
Standaryzacja procesów i działań organizacyjnych HR, projektowanie, testy, wdrożenia dedykowanych narzędzi diagnostycznych

Certyfikaty:

Trenera rozwoju umiejętności coachingowych, metod i technik pracy rozwojowej
Szkoła Trenerów i Doradców Biznesu
Management Trainers School MATRIK
Szkoła Tutorów Akademickich Collegium Wratislaviense
Mediatora w postępowaniu z prawa pracy i mediacji w organizacji
Mediatora w postępowaniu cywilnym i gospodarczym

Informacje organizacyjne:

To szkolenie dostępne jest także w formule:

otwartej dedykowanej (w przypadku chęci zgłoszenia na szkolenie kilku osób z jednej jednostki)
zamkniętej

Harmonogram godzinowy:

I dzień

Rejestracja uczestników: 08:45 Rozpoczęcie szkolenia 09:00 Przerwa obiadowa 13:00 Zakończenie szkolenia 17:00

II dzień

Rozpoczęcie szkolenia 08:00 Przerwa obiadowa 12:00 Zakończenie szkolenia 16:00

* przerwy kawowe ustalane pomiędzy trenerem a grupą

Pobierz program szkolenia

Zapisz PDF

SZKOLENIE STACJONARNE

Miejsce realizacji szkolenia: SPRAWDŹ

Cena zawiera: uczestnictwo w programie, materiały dydaktyczne, wyposażoną salę szkoleniową, przerwy kawowe oraz obiad dla uczestnika, pomoc przy rezerwacji noclegu

Cena nie zawiera: kosztów dojazdu uczestnika na miejsce szkolenia i zakwaterowania

Zapis na szkolenie jest równoznaczny z akceptacją REGULAMINU

SZKOLENIE ON-LINE

Miejsce realizacji szkolenia: on-line

Cena zawiera: dostęp do szkolenia on-line, materiały dydaktyczne w wersji elektronicznej, dyplom ukończenia szkolenia w wersji elektronicznej

Zapis na szkolenie jest równoznaczny z akceptacją REGULAMINU. Uczestnik musi posiadać komputer z dostępem do internetu oraz słuchawki (rekomendowane).

25-27.05.2022 Warszawa

2400 zł + 23% VAT

2100 zł + 23% VAT

26-28.01.2022, 28-30.03.2022

Efektywność osobista i stanowiskowa Naczelnika – zarządzanie w strukturze Administracji Publicznej