Opisy i wartościowanie stanowisk pracy oraz ich wykorzystanie w polityce personalnej organizacji

Dzień 2. Wartościowanie stanowisk pracy.

Cele dnia :

• Ustalenie czym dokładnie jest, a czym nie jest Wartościowanie Stanowisk Pracy, do czego może być ono przydatne w organizacji,
• Poznanie stosowanych na rynku pracy metod Wartościowania Stanowisk Pracy, ustalenie zawartości maksymalnej i optymalnej schematu wartościowania Stanowisk Pracy,
• Zmierzenie się z wartościowaniem stanowisk pracy – poznanie metodologii wartościowania, wagi i znaczenia poszczególnych kryteriów wartościowania, prawidłowych sposobów wartościowania, wyzwań które się z tym wiążą.

Program dnia :

Wartościowanie Stanowisk Pracy:

1. Definicja, użyteczność, wykorzystanie Wartościowania Stanowisk Pracy,
2. Znaczenie Wartościowania Stanowisk Pracy z punktu widzenia prawa pracy,
3. Wartościowanie Stanowisk Pracy a ocena osób je zajmujących – wyzwania i rozróżnienie.

Metody wartościowania i ich występowanie na rynku pracy:

1. Metody Wartościowania Stanowisk Pracy – kilka metod,
2. Użyteczność poszczególnych metod Wartościowania Stanowisk Pracy zależnie od potrzeb i specyfiki organizacji,
3. Realne stosowanie metod Wartościowania Stanowisk Pracy na rynku pracy, mody i trendy, przykłady schematów wartościowania,
4. Wartościowanie Stanowisk Pracy a mapowanie stanowisk – rozróżnienie, zastosowanie.

Baza Wartościowania Stanowisk Pracy:

1. Opis stanowiska pracy,
2. Inne dokumenty przydatne w Wartościowaniu Stanowisk Pracy,
3. Metody radzenia sobie, jeśli z dokumentów nie płyną użyteczne informacje do Wartościowania Stanowisk Pracy.

Procedury Wartościowania Stanowisk Pracy:

1. Przećwiczenie procedury Wartościowania Stanowisk Pracy kolejnymi metodami (rangowanie, porównywanie parami, klasyfikacja stanowisk, metoda analityczno-punktowa),
2. Przećwiczenie procedury posługiwania się metodami zastępczymi do Wartościowania Stanowisk Pracy (mapowanie stanowisk, carrier map).

Dobór metody Wartościowania Stanowisk Pracy:

1. Kryteria Wartościowania Stanowisk Pracy a późniejsze wyniki wartościowania,
2. Dobór metody Wartościowania Stanowisk Pracy a późniejsze zarządzanie systemem wynagrodzeń,
3. Dobór metody Wartościowania Stanowisk Pracy a możliwości porównywania wynagrodzeń z rynkiem,
4. Wybór metody Wartościowania Stanowisk Pracy dostosowanej do specyfiki branży i charakterystyki stanowisk pracy w firmie.

Uwzględnienie ścieżki kariery stanowiskowej i płacowej w ramach Wartościowania Stanowisk Pracy i jej znaczenie dla późniejszych procesów : rekrutacji i selekcji, oceny okresowej i motywowania oraz prawidłowej polityki płacowej i awansowej:

1. Idea gradacji stanowisk, jak prawidłowo uwzględnić gradację stanowisk w Wartościowania Stanowisk Pracy:
   1. Awans płacowy w obrębie stanowiska i poza stanowiskiem,
   2. Metoda kroków awansowych naturalnych i ryzykownych,
2. Znaczenie gradacji dla późniejszych decyzji personalnych wobec pracownika.

Wyniki Wartościowania Stanowisk Pracy:

1. Wyniki wycen indywidulanych,
2. Finalna wycena stanowiska,
3. Punktacja (wyceny), ranking stanowisk, taryfikacja stanowisk (gradacja),
4. Rola moderatora w Wartościowaniu Stanowisk Pracy.

Instrukcja Wartościowania Stanowisk Pracy:

1. Zakres i forma instrukcji, jej znaczenie w procesie Wartościowania Stanowisk Pracy,
2. Ogólne i szczegółowe wskazówki dla osób wartościujących stanowiska pracy,
3. Zapisy do Instrukcji – przykłady z rynku,
4. Praktyczne posługiwanie się Instrukcją,
5. Rekomendowany wzór i zakres Instrukcji Wartościowania Stanowisk Pracy.

Dzień 3. Warsztat z zakresu przygotowania i wdrażania Projektu Opisywania i Wartościowania Stanowisk Pracy w Organizacji.

Cele dnia :

• Przećwiczenie modelowania etapów Projektu Opisywania i Wartościowania Stanowisk Pracy w odniesieniu do Organizacji uczestników szkolenia, w tym tworzenia karty Projektu Opisywania i Wartościowania Stanowisk Pracy pomocnej w organizacji Projektu.
• Przygotowanie uczestników szkolenia do zarządzania Projektem Opisywania i Wartościowania Stanowisk Pracy, w tym w szczególności realizacji akcji spisywania stanowisk i sesji wartościowania z uwzględnieniem typowych wyzwań i sposobów radzenia sobie z nimi.
• Ustalenie zakresu wdrożenia Opisów stanowisk Pracy w kluczowych procesach personalnych od rekrutacji do zwolnień (perspektywa Zespołów Personalnych) i do zarządzania pracownikami (perspektywa menedżerów) oraz wyników Wartościowania Stanowisk Pracy w polityce płacowej firmy.

Program dnia :

Przeprowadzenie Projektu Opisywania i Wartościowania Stanowisk Pracy:

1. Cele i korzyści Projektu Opisywania i Wartościowania Stanowisk Pracy:
   • Powody podjęcia Projektu Opisywania Stanowisk Pracy – typowe sytuacje a oczekiwania względem Projektu,
   • Zastosowanie Opisu Stanowiska Pracy w polityce personalnej organizacji i procesach personalnych,
   • Zastosowanie wyników wartościowania Stanowisk Pracy w polityce wynagradzania oraz kształtowaniu perspektyw : podwyżek, ścieżek karier i awansów pracowników,
   • Cel Projektu a sytuacja pracowników i kandydatów oraz przeszłe decyzje personalne.

Projekt w części Opisywania Stanowisk Pracy:

1. Przebieg Opisywania i Stanowisk Pracy:
   • Etapy Opisywania i Stanowisk Pracy, harmonogram i zakres prac – typowy przebieg i przykład z rynku (przebieg w dużej i małej organizacji, zapisy z karty projektu),
2. Podział ról i odpowiedzialności wszystkich uczestników Projektu w zakresie opisywania stanowisk pracy:
   • Osoby zarządzające projektem opisywania stanowisk pracy,
   • Osoby opisujące stanowiska – wybór osób opisujących i znaczenie tego wyboru dla akcji spisowych,
   • Partycypacja zarządu, kadry kierowniczej i pracowników w procesie opracowania opisów,
   • Miejsce i rola reprezentacji pracowników w procesie opracowania opisów,
   • Realizacja opisów własnymi siłami oraz przy współudziale firmy doradczej:
     • Korzyści i ryzyka prowadzenia opisów własnymi siłami oraz przy współudziale firmy doradczej,
     • Koszty, korzyści, harmonogram i podział ról w projekcie prowadzonym przy współudziale firmy doradczej, zakres odpowiedzialności firmy doradczej.
   • Uwarunkowania odpowiedniego podziału ról i odpowiedzialności w opracowaniu opisów stanowisk pracy (ten temat będzie omówiony na poziomie ogólnym, wymaganym z punktu widzenia celów i ryzyk opisywania stanowisk pracy),
   • Zakres i forma przygotowania osób opisujących, HR, osób zarządzających akcją spisową m.in. zakres szkolenia i bieżącego wsparcia podczas akcji spisowej.
3. Rola HR w Części Projektu dot. Opisywania Stanowisk Pracy (szczegółowo):
   • Zainicjowanie akcji opisywania,
   • Utworzenie i przekazanie standardu opisywania stanowisk pracy, wyjaśnianie wątpliwości i kwestii spornych, doprecyzowanie zapisów,
   • Porządkowanie rozdziału ról, odpowiedzialności, zadań i uprawnień,
   • Weryfikacja, czy zapisy w OSP są zgodne z rzeczywistością,
   • Pomoc w wyznaczeniu wymagań kwalifikacyjnych i kompetencyjnych,
   • Ujednolicenie zapisów w skali podobnych stanowisk / gradacji stanowiskowej / obszaru / całej organizacji.
4. Przygotowanie akcji Opisywania Stanowisk Pracy, sprawy organizacyjne i formalne:
   • Wybór osób opisujących,
   • Zasady dla osób opisujących,
   • Organizacja wsparcia osób opisujących w procesie opisywania stanowisk.
5. Przeprowadzenie Opisywania Stanowisk Pracy, procedowanie w zakresie opisywania stanowisk pracy w 2 modelach:
   • Opisywanie obecnego podziału pracy w organizacji (Fotografia Stanowisk Pracy),
   • Opisywanie docelowego podziału pracy w organizacji (Projektowanie Stanowisk Pracy),
   • Cele, korzyści i ryzyka obu podejść, ich przebieg,
   • Możliwości zorganizowania indywidualnych i masowych akcji spisowych – modele akcji spisowych, ich praktyczny przebieg,
   • Zakres i forma przygotowania osób opisujących i osób zarządzających projektem.
6. Radzenie sobie z typowymi wyzwaniami w akcji opisywania stanowisk:
   • Typowe problemy z jakością opisów stanowisk pracy i ich pokonywanie,
   • Problemy organizacyjne w projekcie i po projekcie i ich rozwiązywanie (warsztat),
   • Kluczowe ryzyka i czynniki sukcesu Projektu, sterowanie nimi.
7. Dokumentowanie i raportowanie wyników prac:
   • Gromadzenia, analiza, korekty i zatwierdzanie Opisów Stanowisk Pracy, ich katalogowanie.

Projekt w części Wartościowania Stanowisk Pracy:

1. Podział ról i odpowiedzialności w wartościowaniu:
   • Osoby zarządzające projektem wartościowania stanowisk pracy – zakres zadań i odpowiedzialność zespołu / stanowiska ds. Wartościowania Stanowisk Pracy,
   • Komisja wartościująca – osoby wartościujące stanowiska – wybór osób i znaczenie tego wyboru dla akcji wartościowania stanowisk pracy,
   • Szczególna rola moderatora prac Komisji,
   • Partycypacja zarządu, kadry kierowniczej i pracowników w wartościowaniu stanowisk pracy,
   • Miejsce i rola reprezentacji pracowników w wartościowaniu stanowisk pracy,
2. Przebieg wartościowania stanowisk pracy:
   • Etapy wartościowania stanowisk pracy, harmonogram i zakres prac – typowy przebieg i przykład z rynku (przebieg w dużej i małej organizacji, zapisy z karty projektu),
   • Zakres i forma przygotowania osób wartościujących, moderatora i osób zarządzających Projektem,
   • Realizacja wartościowania własnymi siłami oraz przy współudziale firmy doradczej:
     • Korzyści i ryzyka prowadzenia wartościowania własnymi siłami oraz przy współudziale firmy doradczej,
     • Koszty, korzyści, harmonogram i podział ról w projekcie prowadzonym przy współudziale firmy doradczej, zakres odpowiedzialności firmy doradczej,
     • Uwarunkowania odpowiedniego podziału ról i odpowiedzialności w opracowaniu wartościowania stanowisk pracy (ten temat będzie omówiony na poziomie ogólnym, wymaganym z punktu widzenia celów i ryzyk wartościowania stanowisk pracy),
   • Przygotowanie akcji Wartościowania Stanowisk Pracy, sprawy organizacyjne i formalne:
     • Ustalanie sesji wartościowania stanowisk pracy,
     • Wybór członków komisji wartościowania w realiach danej organizacji
     • Zasady prac komisji,
   • Przeprowadzenie Wartościowania Stanowisk Pracy, dokumentowanie wyników prac:
     • Przebieg sesji wartościowania,
     • Dokumentowanie wyników wartościowania,
     • Analiza następcza i korekty wyników wartościowania.

Przejście z wyników wartościowania na system wynagrodzeń zasadniczych:

1. Konstruowanie siatki płac na podstawie wyników Wartościowania Stanowisk Pracy:
   • Ranking stanowisk na podstawie wyników wartościowania,
   • Ustalanie gradów, taryfikacji,
   • Analityka płacowa, porównywanie wynagrodzeń z rynkiem i raporty płacowe (przykłady z rynku, ćwiczenia),
   • Metodyka określania wynagrodzeń adekwatnych do zakresów zadań na stanowiskach pracy i wynagrodzeń na rynku pracy,
2. Polityka kształtowania płac zasadniczych na bazie Wartościowania Stanowisk Pracy:
   • Sporządzanie założeń do systemu wynagrodzeń stałych,
   • Racjonalizacja podejścia do wynagrodzeń w organizacji; polityka kształtowania płac zasadniczych względem rynku – zasady kształtowania, wykorzystanie benchmarków płacowych i raportów wynagrodzeniowych w praktyce, podejście do płac na tle branży i rynku regionalnego,
   • Sporządzenie finalnego taryfikatora i siatki płac oraz zaszeregowania stanowisk,
   • Koszty zmian wynagrodzeń a metody alternatywne, polityka dojścia do minimów i maksimów płacowych,
   • Analiza długofalowych i pochodnych kosztów nowego systemu wynagradzania,
3. Formalne aspekty wdrażania nowego systemu wynagradzania:
   • Komunikacja wyników Wartościowania Stanowisk Pracy, obsługa odwołań od wyników wartościowania,
   • Regulamin wynagradzania lub zapisy do zakładowego układu zbiorowego pracy,
   • Zmiany w dokumentach personalnych dot. warunków wynagradzania (w tym regulaminy wynagradzania i układy zbiorowe pracy oraz indywidualne umowy i pracę),
4. Zasady późniejszej aktualizacji tabel płac a koszty wynagradzania w czasie:
   • Wdrożenie jednolitych sposobów ustalania wynagrodzeń w firmie; taryfikator, tabele płac a ścieżki rozwoju, awansów i karier w organizacji,
5. Korzystanie z rynkowych przeglądów płacowych i benchmarków organizacyjnych:
   • Analiza wynagrodzeń wpisana w stałą praktykę firmy,
   • Okresowe zbieranie i weryfikacja informacji o wynagrodzeniach – raporty płacowe,
6. Wdrożenie mechanizmów aktualizacji wynagrodzeń w firmie z zachowaniem motywacyjnej funkcji podwyżek:
   • Zasady podwyżek płac zasadniczych akcyjnych, okresowych i indywidualnych,
   • Decentralizacja wynagrodzeń w firmie – przygotowanie menedżerów do zarządzania wynagrodzeniami – wady i zalety podejścia,
7. Ustalenia dot. nowego systemu płac z reprezentacją pracowników, komunikacja do pracowników, sprawy formalne – informacje kierunkowe.

Wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy przez menedżerów i pracowników w codziennej pracy zawodowej:

1. Znajomość Opisów Stanowisk Pracy,
2. Opis Stanowiska Pracy z zakres czynności pracownika,
3. Obserwacja w działaniu realizacji założonych zadań,
4. Samodoskonalenie realizacji zadań przez pracownika,
5. Rozmowy menedżera z pracownikiem – wyrażanie oczekiwań na bazie Opisu Stanowiska Pracy,
6. Rozmowy oceniające menedżera z pracownikiem dot. zadań i obowiązków – informacje zwrotne, instruowanie i korygowanie przez menedżera.

Pełne wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy w kluczowych procesach personalnych:

1. Wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy w kluczowych procesach personalnych z perspektywy całej organizacji:
   • Czego nie rozwiąże Projekt Opisywania Stanowisk Pracy i bieżące użycie Opisów,
   • Powiązanie projekty i działania następcze po Projekcie Opisów Stanowisk Pracy,
2. Całościowy podział zadań i odpowiedzialności w firmie oraz obciążenia pracą i etatyzacja (omówienie ogólne na przykładach):
   • Podział zadań i odpowiedzialności na poziomie jednostek organizacyjnych a Opisy Stanowisk Pracy, opisy zadań jednostek organizacyjnych w formie regulaminów organizacyjnych a Opisy Stanowisk Pracy menedżerów i pracowników,
   • Rozpiętość kierowania na stanowiskach menedżerskich a podział zadań i odpowiedzialności na poziomie jednostek organizacyjnych, znaczenie rozpiętości kierowania dla menedżerskich Opisów Stanowisk Pracy,
   • Obciążenie pracą na stanowiskach pracy a Opisy Stanowisk Pracy,
   • Kształtowanie etatyzacji (planu zatrudnienia).
3. Opisy Stanowisk Pracy a kształtowanie kluczowych aspektów motywacji finansowej – składniki zmienne (omówienie ogólne na przykładach):
   • Opisy Stanowisk Pracy a cele i KPI oraz wynagrodzenia zmienne,
   • Kształtowanie polityki bonusowej i koszyka wartości dla pracowników,
4. Opisy Stanowisk Pracy a rekrutacja i selekcja oraz ocena przydatności zawodowej już posiadanych pracowników (omówienie ogólne na przykładach):
   • Osobowość a preferencje wykonywania zawodów na przykładzie metody Hollanda (i MBTI mniej szczegółowo),
   • Zderzenie preferencji z wymaganiami kwalifikacyjnymi i kompetencyjnymi w Opisach Stanowisk Pracy – realne możliwości doboru i utrzymania oraz rozwoju odpowiedniego pracownika,
   • Kształtowanie opisów stanowisk pracy biorących pod uwagę realność wymagań na stanowisku pracy dot. osobowości, preferencji i kompetencji oraz adekwatny dobór pracowników.
5. Opisy Stanowisk Pracy a adekwatna polityka szkoleniowa (omówienie ogólne na przykładach)
   • Opisy stanowisk pracy, ocena kompetencyjna a definiowanie wymaganych obszarów doskonalenia i rozwoju pracowników na stanowiskach pracy,
   • Wsparcie pracownika w rozwoju i poprawie wykonania zadań i obowiązków na bazie Opisu Stanowiska Pracy,
   • Ocena efektywności szkoleń i rozwoju,
6. Opisy Stanowisk Pracy a Ścieżki Karier i Awansów (omówienie ogólne na przykładach):
   • Gradacja stanowisk – idea i metodologia stojąca u podstawy Ścieżek Karier,
   • Znaczenie uwzględnienia gradacji stanowisk na ścieżce dla późniejszych procesów personalnych : rekrutacji i selekcji, oceny okresowej i motywowania, wartościowania oraz prawidłowej polityki płacowej i awansowej oraz utrzymania pracowników w organizacji,
   • Jak prawidłowo zaprojektować gradację stanowisk w opisie stanowiska pracy – typowe wymagania w gradacji dla stanowisk:
     • Fizycznych / wykonawczych – niewykwalifikowanych, wykwalifikowanych, specjalistycznych, na poziomie brygadzisty i mistrza,
     • Administracyjnych – stażujących, wspierających, specjalistycznych, eksperckich,
     • Kierowniczych – koordynacyjnych, kierowniczych, dyrektorskich,
   • Znaczenie gradacji dla późniejszych decyzji personalnych wobec pracownika,
   • Programy talentowe i programy rozwoju sukcesorów na stanowiska kluczowe,
   • Programy rozwoju i doskonalenia menedżerów i ekspertów.

Zakres i szczegółowość omówienia pkt 5-6 jest zależny od tempa realizacji przez uczestników prac w ramach warsztatów i dyskusji dot. Projektu Opisów i Wartościowania oraz kształtowania systemu wynagrodzeń zasadniczych odbywających się w ramach pkt 1-4.