Zarządzanie zespołem rozproszonym

DZIEŃ 2. ANGAŻOWANIE I MOTYWOWANIE PRACOWNIKÓW WYKONUJĄCYCH PRACĘ W ROZPROSZENIU ORAZ PRZECIWDZIAŁANIE TRUDNOŚCIOM W UZYSKIWANIU EFEKTYWNOŚCI, JAKOŚCI I SATYSFACJI Z PRACY. 

1. Typowe trudności w pracy w rozproszeniu i podstawowe zasady przeciwdziałania mi:
   • Trudności w utrzymaniu dyscypliny pracy,
   • Trudności w uzyskiwaniu jakości i efektywności oraz zasady ich poprawy,
   • Niski poziom satysfakcji, motywacji i zaangażowania oraz zasady podnoszenia go,
   • Zaufanie a monitorowanie i kontrolowanie oraz jego znaczenie dla przeciwdziałania trudnościom.
2. Możliwości monitorowania i kontroli dyscypliny pracy pracowników działających w rozproszeniu :
   • Główne obowiązki pracownicze i dyscyplina pracy pracowników a odpowiedzialność pracodawcy i menedżera,
   • Możliwości kontrolowania i uwarunkowania prawne kontroli dyscypliny pracy w sytuacji pracowników w innych lokalizacjach, działanie i interwencje w sytuacjach stwierdzenia nieprawidłowości, możliwe decyzje formalne wobec pracowników:
     • potwierdzanie obecności,
     • potwierdzanie aktywności,
     • inteligentny sprzęt biurowy i IT, stosowanie kamer,
     • okresowa wizytacja miejsca pracy,
     • kontrola w przypadku podejrzenia spożywania alkoholu i innych używek,
     • kontrola w sytuacji podejrzenia dyskryminacji, mobbingu i innych nieprawidłowości w relacjach pomiędzy pracownikami,
     • kontrola w sytuacji podejrzenia kradzieży i działania na szkodę pracodawcy,
     • kontrola miejsca pracy w razie wypadku przy pracy.
3. Możliwości monitorowania i kontroli jakości i efektywności pracy pracowników działających w rozproszeniu :
   • Kontrola przebiegu pracy a kontrola efektów, model ROWE i jego znaczenie dla poprawy jakości i efektywności,
   • Kiedy są przesłanki do wzmożonej kontroli,
   • Możliwości kontrolowania i uwarunkowania prawne kontroli przebiegu i efektów pracy w sytuacji pracowników w innych lokalizacjach:
     • okresowa obserwacja wykonania zadań i czynności,
     • okresowy odsłuch rozmów,
     • analiza reklamacji i skarg,
     • analiza mierzalnych wyników.
4. Udzielanie bieżącego feedbacku pracowników pracujących w innych lokalizacjach:
   • Bieżąca rozmowa o wynikach,
   • Bieżąca rozmowa o przyczynach trudności,
   • Bieżąca rozmowa o sukcesach,
   • Znaczenie small talk’u.
5. Dokonywania okresowej oceny pracowniczej pracowników pracujących w innych lokalizacjach:
   • Analiza i podsumowanie wyników,
   • Analiza i podsumowanie przyczyn trudności,
   • Analiza i podsumowanie sukcesów,
   • Ocena kwalifikacji i kompetencji oraz planowanie szkoleń i rozwoju,
   • Plany naprawcze i plany dalszego doskonalenia i rozwoju w sferze biznesowej i osiągania wyników oraz plan ich monitorowania, kontroli i rozliczania,
   • Decyzje formalne wobec pracowników,
   • Szczególne znaczenie warunków i formy prowadzenia rozmowy w sytuacji pracowników pracujących w innych lokalizacjach.
6. Mentoring menedżerski w kierunku zwiększania efektywności i jakości pracy pracowników pracujących i innych lokalizacjach:
   • Idea mentoringu menedżerskiego,
   • Standardowe problemy pracowników z uzyskaniem efektywności pracy w sytuacji pracy w innych lokalizacjach i sposoby rozwiązania tych problemów :
     • Brak profesjonalnego planowania i dezorganizacja,
     • Trudności z priorytetyzacją zadań,
     • Skupianie się na trudnościach zamiast prowadzenie spraw do przodu,
     • Zbyt dużo czasu poświęcanego na wykonanie zadań,
     • Spędzenie czasu na niczym (złodzieje czasu),
     • Kształtowanie się negatywnych postaw wobec menedżera działającego w innej lokalizacji, jednostek zlecających (np. centrali).
7. Organizacja pracy służb wsparcia poza menedżerem :
   • HR Business Partnerzy i ich typowe zadania wspierające menedżera i jego zespoły rozproszone – czego wymagać z perspektywy menedżera, jak skutecznie korzystać z usług HR BP,
   • Jednostki administracyjne i ich typowe zadania wspierające menedżera i jego zespoły rozproszone (np. działy zakupów, służby IT, służby BHP) – czego wymagać z perspektywy menedżera, jak skutecznie korzystać z usług tych jednostek,
   • Jednostki wsparcia biznesowego i ich typowe zadania wspierające menedżera i jego zespoły rozproszone (np. marketing, wsparcie sprzedaży, trenerzy wewnętrzni) – czego wymagać z perspektywy menedżera, jak skutecznie korzystać z usług tych jednostek.
8. Rozwój pracowników w oddalonej lokalizacji a utrzymanie standardów pracy:
   • Opracowanie i komunikowanie standardów pracy,
   • Korzystanie ze szkoleń i rozwoju,
   • Intranet, E-learning i baza wiedzy,
   • Wymiana doświadczeń,
   • Action learning.
9. Higiena życia pracowników w oddalonej lokalizacji a przeciwdziałanie wypaleniu zawodowemu:
   • Efektywne godziny pracy,
   • Sposób odżywiania się,
   • Przerwy w pracy,
   • Kontakty z innymi pracownikami firmy,
   • Redukcja stresu.
10. Specyfika motywowania pracowników pracujących w innych lokalizacjach:
    • Elementy wpierające i obniżające motywację pracowników mających mały kontakt z przełożonym i organizacją jako całością, korzyści i problemy działania w środowisku lokalnym z perspektywy pracownika,
    • Możliwe trudności z motywacją pracownika i przeciwdziałanie im,
    • Możliwe problemy z motywacją zespołu jako całości i przeciwdziałanie im,
    • Codzienna motywacja indywidualnie i zespołowo pracowników pracujących w różnych lokalizacjach,
11. Angażowanie pracowników pracujących w innych lokalizacjach:
    • Samostanowienie a wytyczanie kierunków działań,
    • Osobiste preferencje do pełnienia wybranych ról zespołowych – test, model i jego wykorzystanie w odniesieniu do poszczególnych pracowników,
    • Zespołowe generowanie pomysłów, rozwiązywania problemów i ustalania zasad pracy:
      • Zasady „burzy mózgów” i ,,karuzeli pomysłów”,
      • Mini-badania opinii i ich wykorzystywanie,
      • Metody grupowego podejmowania decyzji,
    • Eliminowanie zachowań ,,zabijających ducha zespołu” i rozwiązywanie konfliktów – na poziomie lokalnym i w całym zespole,
    • Integracja i współpraca – na poziomie lokalnym i w całym zespole,
    • Wzajemne wsparcie, dzielenie się dobrymi praktykami, przepływ wiedzy – na poziomie lokalnym i w całym zespole.
12. Przesłanki zwolnienia pracownika pracującego w oddalonej lokalizacji – kiedy należy podjąć decyzję i jak ja pracownikowi zakomunikować:
    • Cechy charakteru, postawy i zachowania,
    • Problemy z dyscypliną pracy,
    • Powtarzające się trudności z realizacją procesu pracy,
    • Trwały spadek efektów pracy,
    • Trwały spadek motywacji i zaangażowania.