Opisy stanowisk pracy

Dzień 2. Przebieg projektu opisywania stanowisk pracy, wykorzystanie jego efektów oraz radzenie sobie z  typowymi wyzwaniami.

Cele i korzyści projektu opisywania stanowisk pracy:

• Zastosowanie Opisu Stanowiska Pracy w polityce personalnej organizacji i procesach personalnych,
• Cel opisywania stanowisk pracy a sytuacja pracowników i kandydatów oraz przeszłe decyzje personalne.

Przebieg projektu opisywania stanowisk pracy:

• Powody podjęcia projektu Opisywania Stanowisk Pracy – typowe sytuacje,
• Procedowanie w zakresie opisywania stanowisk pracy w 2 modelach:
  • Opisywanie obecnego podziału pracy w organizacji (Fotografia Stanowisk Pracy),
  • Opisywanie docelowego podziału pracy w organizacji (Projektowanie Stanowisk Pracy),
  • Cele, korzyści i ryzyka obu podejść, ich przebieg,
• Etapy projektu i zakres prac w Projekcie Opisów Stanowisk Pracy (harmonogram prac) – typowy przebieg i przykład z rynku (przebieg w dużej organizacji, zapisy z karty projektu),
• Możliwości zorganizowania indywidualnych i masowych akcji spisowych – modele akcji spisowych, ich praktyczny przebieg,
• Zakres i forma przygotowania osób opisujących i osób zarządzających projektem.

Rola HR w Projekcie Opisywania Stanowisk Pracy:

• Zainicjowanie akcji opisywania,
• Utworzenie i przekazanie standardu opisywania stanowisk pracy, wyjaśnianie wątpliwości i kwestii spornych, doprecyzowanie zapisów,
• Porządkowanie rozdziału ról, odpowiedzialności, zadań i uprawnień,
• Weryfikacja, czy zapisy w OSP są zgodne z rzeczywistością,
• Pomoc w wyznaczeniu wymagań kwalifikacyjnych i kompetencyjnych,
• Ujednolicenie zapisów w skali podobnych stanowisk / gradacji stanowiskowej / obszaru / całej organizacji.

Podział ról i odpowiedzialności wszystkich uczestników Projektu:

• Osoby zarządzające projektem opisywania stanowisk pracy,
• Osoby opisujące stanowiska – wybór osób opisujących i znaczenie tego wyboru dla akcji spisowych,
• Partycypacja zarządu, kadry kierowniczej i pracowników w procesie opracowania opisów,
• Miejsce i rola reprezentacji pracowników w procesie opracowania opisów,
• Realizacja projektu opisów własnymi siłami oraz przy współudziale firmy doradczej:
  • Korzyści i ryzyka prowadzenia projektu własnymi siłami oraz przy współudziale firmy doradczej,
  • Koszty, korzyści, harmonogram projektu i podział ról w projekcie prowadzonym przy współudziale firmy doradczej, zakres odpowiedzialności firmy doradczej.
• Uwarunkowania odpowiedniego podziału ról i odpowiedzialności w opracowaniu opisów stanowisk pracy (ten temat będzie omówiony na poziomie ogólnym, wymaganym z punktu widzenia celów i ryzyk projektu Opisywania Stanowisk Pracy).

Radzenie sobie z typowymi wyzwaniami przy tworzeniu opisów stanowisk pracy:

• Typowe problemy z jakością opisów stanowisk pracy i ich pokonywanie,
• Problemy organizacyjne w projekcie i po projekcie i ich rozwiązywanie (warsztat),
• Kluczowe ryzyka i czynniki sukcesu Projektu, sterowanie nimi.

Wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy przez menedżerów i pracowników:

• Komunikacja korzyści dla menedżerów i pracowników w Projekcie,
• Wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy przez menedżerów i pracowników w codziennej pracy zawodowej (wdrożenie):
  • Znajomość Opisów Stanowisk Pracy,
  • Opis Stanowiska Pracy z zakres czynności pracownika,
  • Obserwacja w działaniu realizacji założonych zadań,
  • Samodoskonalenie realizacji zadań przez pracownika,
  • Rozmowy menedżera z pracownikiem – wyrażanie oczekiwań na bazie Opisu Stanowiska Pracy,
  • Rozmowy oceniające menedżera z pracownikiem dot. zadań i obowiązków – informacje zwrotne, instruowanie i korygowanie przez menedżera,
• Komunikacja korzyści do Zarządu i menedżerów kluczowych.

Wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy w kluczowych procesach personalnych:

• Pełne wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy w kluczowych procesach personalnych
  • Czego nie rozwiąże Projekt Opisywania Stanowisk Pracy
  • Powiązanie projekty i działania następcze po Projekcie Opisów Stanowisk Pracy
• Całościowy podział zadań i odpowiedzialności w firmie oraz obciążenia pracą i etatyzacja (omówienie ogólne na przykładach):
  • Podział zadań i odpowiedzialności na poziomie jednostek organizacyjnych a Opisy Stanowisk Pracy, opisy zadań jednostek organizacyjnych w formie regulaminów organizacyjnych a Opisy Stanowisk Pracy menedżerów i pracowników,
  • Rozpiętość kierowania na stanowiskach menedżerskich a podział zadań i odpowiedzialności na poziomie jednostek organizacyjnych, znaczenie rozpiętości kierowania dla menedżerskich Opisów Stanowisk Pracy,
  • Obciążenie pracą na stanowiskach pracy a Opisy Stanowisk Pracy,
  • Kształtowanie etatyzacji (planu zatrudnienia).

Kształtowanie wynagrodzeń i kluczowych aspektów motywacji finansowej a OSP (omówienie ogólne na przykładach):

• Opisy Stanowisk Pracy a wartościowanie, analityka płacowa i porównanie płac z rynkiem, ustalanie stawek wynagrodzeń zasadniczych,
• Opisy Stanowisk Pracy a cele i KPI oraz wynagrodzenia zmienne,

Rekrutacja i selekcja oraz ocena przydatności zawodowej już posiadanych pracowników a OSP (omówienie ogólne na przykładach):

• Znaczenie modelu kompetencji dla prawidłowego wykorzystania Opisów Stanowisk Pracy w praktyce zarządzania pracownikami,
• Znaczenie pracy mózgu dla kształtowania się osobowości i podstaw kompetencji (zdolności i możliwości), teorie osobowości przydatne w procesie projektowania pracy i zarządzania zasobami ludzkimi (m.in. do podziału pracy, opracowania opisów stanowisk pracy, rekrutacji, rozwoju), pomiar wybranych aspektów osobowości w środowisku zawodowym,
• Osobowość a preferencje zawodowe na przykładzie metody Hollanda (i MBTI mniej szczegółowo),
• Model kompetencji w Opisie Stanowiska Pracy a realne możliwości doboru i utrzymania odpowiedniego pracownika,
• Kształtowanie opisów stanowisk pracy biorących pod uwagę realność wymagań na stanowisku pracy dot. osobowości, preferencji i kompetencji oraz adekwatny dobór pracowników.

Adekwatna polityka szkoleniowa a OSP (omówienie ogólne na przykładach)

• Opisy stanowisk pracy, ocena kompetencyjna a definiowanie wymaganych obszarów doskonalenia i rozwoju pracowników na stanowiskach pracy,
• Wsparcie pracownika w rozwoju i poprawie wykonania zadań i obowiązków,
• Ocena efektywności szkoleń i rozwoju,

Ścieżki Karier i Awansów a OSP (omówienie ogólne na przykładach):

• Gradacja stanowisk – idea i metodologia stojąca u podstawy Ścieżek Karier,
• Znaczenie uwzględnienia gradacji stanowisk na ścieżce dla późniejszych procesów personalnych : rekrutacji i selekcji, oceny okresowej i motywowania, wartościowania oraz prawidłowej polityki płacowej i awansowej oraz utrzymania pracowników w organizacji,
• Jak prawidłowo zaprojektować gradację stanowisk w opisie stanowiska pracy – typowe wymagania w gradacji dla stanowisk:
  • Fizycznych / wykonawczych – niewykwalifikowanych, wykwalifikowanych, specjalistycznych, na poziomie brygadzisty i mistrza,
  • Administracyjnych – stażujących, wspierających, specjalistycznych, eksperckich,
  • Kierowniczych – koordynacyjnych, kierowniczych, dyrektorskich,
• Znaczenie gradacji dla późniejszych decyzji personalnych wobec pracownika,
• Programy talentowe i programy rozwoju sukcesorów na stanowiska kluczowe,
• Programy rozwoju i doskonalenia menedżerów i ekspertów.

Zakres i szczegółowość omówienia pkt 7 jest zależny od tempa realizacji przez uczestników prac w ramach warsztatów dot. Projektu Opisów odbywających się w ramach pkt 1-6.