Masz pytanie? Skontaktuj się z nami: 22 308 03 50 info@kompetea.pl

Jeżeli pracujesz w dziale personalnym i do Twoich zadań należy prowadzenie działań w zakresie kadr, rekrutacji, adaptacji, ocen, szkoleń i rozwoju, wynagrodzeń, motywowania lub stoisz przed wyzwaniem opracowania etatyzacji/ optymalizacji zatrudnienia/ kosztów wynagrodzeń, to szkolenie jest dla Ciebie!

Program przygotowany jest w oparciu najlepsze praktyki rynkowe i zawiera przykłady realnych formatek opisu oraz rozwiązania w zakresie ich wypracowywania i stosowania.

Szkolenie zawiera 4 kluczowe obszary tematyczne:

opracowanie wzoru opisu stanowiska pracy odpowiadającego na potrzeby różnych procesów personalnych

przeprowadzenie projektu opisywania stanowisk pracy w organizacji

wsparcie kadry menedżerskiej w tworzeniu opisów stanowisk pracy

wykorzystanie opisów stanowisk pracy w kluczowych procesach personalnych i unikanie dublowania prac nad podobnymi dokumentami np. zakresy czynności, ogłoszenia rekrutacyjne

Cel szkolenia z opisu stanowisk pracy:

Główną ideą szkolenia jest ,,Porządkowanie i kompletowanie informacji o wymaganiach zadaniowych i kompetencyjnych na stanowiskach pracy poprzez wystandaryzowane Opisy Stanowisk Pracy”, z niej wynikają cele szkolenia :

  • Poznanie nowoczesnego standardu Opisu Stanowiska Pracy, stosowanych na rynku pracy wzorów Opisów, ich zawartości maksymalnej, minimalnej i optymalnej
  • Przećwiczenie opisywania stanowiska pracy – poznanie szczegółowej metodologii tworzenia Opisu, znaczenia poszczególnych pól Opisu oraz ich późniejszego wykorzystania, prawidłowych sposobów opracowania zapisów i wyzwań, które się z tym wiążą

  • Ustalenie czym dokładnie jest, a czym nie jest Opis Stanowisk Pracy w odniesieniu do innych dokumentów regulujących podział zadań i wymagania wobec pracowników w organizacji
  • Przećwiczenie Karty Projektu Opisywania Stanowisk Pracy, pomocnej w organizacji akcji opisywania stanowisk w Organizacji
  • Przygotowanie uczestników szkolenia do zarządzania projektem Opisywania Stanowisk Pracy i realizacji akcji opisywania, w tym w zakresie typowych wyzwań i sposobów radzenia sobie z nimi
  • Ustalenie zakresu wdrożenia Opisów Stanowisk Pracy oraz ich wykorzystania w polityce personalnej firmy (perspektywa Zespołów Personalnych) i do zarządzania pracownikami (perspektywa menedżerów)
 Adresaci szkolenia:

Szkolenie skierowane jest do pracowników działów HR, przed którym stoi wyzwanie w postaci przygotowania/zmodyfikowania opisów stanowisk pracy w firmie. 

 Metody pracy:

Szkolenie ma charakter warsztatowy, nakierowane będzie na transfer wiedzy i rozwój praktycznych umiejętności uczestników, z wykorzystaniem dobrych praktyk rynkowych i metodologicznych. Formy pracy z grupą:

  • Mini wykłady
  • Prezentacje i instruktaże narzędziowe
  • Ćwiczenia indywidualne / grupowe
  • Rozwiązywanie zagadnień problemowych
  • Praca warsztatowa
  • Analiza dobrych praktyk i wzorów dokumentów
Program szkolenia:

Dzień 1. ,,Standard opisywania stanowisk pracy, Opis Stanowiska Pracy i jego wykonanie”

  1. Opis Stanowiska Pracy – definicja, konstrukcja, cel stosowania:
    • Opis Stanowiska Pracy – definicja, zastosowanie,
    • Wzory Opisów Stanowisk Pracy – przykłady Opisów Stanowisk Pracy z rynku i ich warsztatowa ocena:
      • stosowane na rynku pracy formatki,
      • znaczenie formatki dla późniejszego procesu opisywania stanowisk pracy i użyteczności Opisów Stanowisk Pracy w Organizacji,
      • planowany zakres wykorzystania Opisów w Organizacji a wzór formatki,
    • Rozróżnienie opisu stanowiska od zakresu zadań pracownika.
  2. Rekomendowany standard opisywania stanowisk pracy:
    • Ustalenie standardu Opisywania Stanowisk Pracy w Organizacji,
    • Instrukcja sporządzania Opisów Stanowisk Pracy:
      • Znaczenie Instrukcji (standaryzacja opisów),
      • Zakres i forma Instrukcji i jej znaczenie dla utrzymania standardu w procesie Opisywania Stanowisk Pracy,
      • Instrukcja Opisywania Stanowisk Pracy – na konkretnym przykładzie z rynku:
        1. Zakres i forma instrukcji,
        2. Ogólne i szczegółowe wskazówki dla osób sporządzających Opisy Stanowisk Pracy,
        3. Przykładowe zapisy Instrukcji,
        4. Praktyczne posługiwanie się Instrukcją,
      • Rekomendowany wzór i zakres Instrukcji Opisywania Stanowisk Pracy,
      • Wzór Opisu Stanowiska Pracy:
        1. Rekomendowany wzór i format Opisu Stanowiska Pracy,
        2. Słowniki i mini instrukcje we wzorze Opisu Stanowiska Pracy,
        3. Praktyczne posługiwanie się wzorem Opisu Stanowiska Pracy,
      • Ogólne wskazówki dla osób sporządzających Opisy Stanowisk Pracy w Organizacji:
        1. Kolejność tworzenia wpisów Opisu Stanowiska Pracy,
        2. Zapewnienie rzeczowości i prawidłowości Opisu Stanowiska Pracy.
  3. Katalog i baza danych Opisów Stanowisk Pracy:
    • Znaczenie formy Opisu Stanowiska Pracy dla zarządzania opisami w organizacji,
    • Katalog Opisów Stanowisk Pracy:
      • Definicja Katalogu Opisów Stanowisk Pracy,
      • Wartość katalogu opisów stanowisk pracy dla organizacji – utrzymywanie zbioru Opisów Stanowisk Pracy w aktualności,
    • Metodologia opracowywania Katalogu Stanowisk Pracy – na konkretnym przykładzie z rynku:
      • Metodologia tworzenia nazewnictwa stanowisk,
      • Metodologia łączenia i rozdzielania podobnych stanowisk pracy,
      • Metodologia postępowania ze specyficznymi rolami i funkcjami,
      • Przyporządkowanie Opisów Stanowisk Pracy do Katalogu, systemowa aktualizacja, likwidacja niepotrzebnych Opisów Stanowisk Pracy,
    • Metodologia aktualizacji opisów stanowiska pracy w Katalogu (opracowywania nowych / zmienionych opisów stanowisk pracy oraz ich wprowadzania do katalogu opisów stanowisk pracy) a działania menedżerów i zespołu personalnego – na konkretnym przykładzie z rynku:
      • Potwierdzanie konieczności utworzenia nowego stanowiska pracy i Opisu Stanowiska Pracy,
      • Potwierdzanie konieczności aktualizacji Opisu Stanowiska Pracy,
      • Potwierdzanie konieczności rezygnacji z Opisu Stanowiska Pracy,
    • Rozwiązania Informatyczne – Baza Danych Opisów Stanowisk Pracy:
      • Omówienie ogólne najważniejszych możliwości i funkcjonalności IT,
    • Administrator Katalogu i Bazy Danych Opisów Stanowisk Pracy:
      • Rola i zadania administratora Katalogu Opisów Stanowisk Pracy z Zespołu HR.
  4. Zakres informacji w Opisie Stanowiska Pracy i ich prawidłowe sporządzanie (metodologia i warsztat):

Część I Opisu Stanowiska Pracy: informacje o stanowisku:

  • Funkcjonalność tej części Opisu,
  • Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania:
    • Nazwa stanowiska pracy,
    • Symbol stanowiska,
    • Miejsce pracy,
    • Miejsce w strukturze organizacyjnej oraz zastępowalność,
    • Cel stanowiska.

Część II Opisu Stanowiska Pracy: główne zadania, odpowiedzialności i uprawnienia stanowiska:

  • Funkcjonalność tej części Opisu,
  • Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania:
    • Zadania zawodowe,
    • Zadania kierownicze / koordynatorskie,
    • Rozpiętość kierowania,
    • Uprawnienia,
    • Skala działania,
    • Kluczowe wskaźniki efektywności,
    • Wpływ na wyniki organizacji,
    • Złożoność i innowacyjność pracy.

Część III Opisu Stanowiska Pracy : wymagania stanowiskowe – wymagane kompetencje

  • Funkcjonalność tej części Opisu,
  • Podział kwalifikacji i kompetencji na poziomy wymagany i pożądany i jego znaczenie,
  • Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania:
    • Wykształcenie,
    • Wiedza merytoryczna i umiejętności zawodowe twarde (obiektywnie mierzalne),
    • Formalne uprawnienia zawodowe,
    • Znajomość języków obcych,
    • Znajomość programów informatycznych (IT),
    • Doświadczenie zawodowe i menedżerskie,
    • Charakter pracy (grupa kompetencji),
    • Postawy / zachowania.

Część IV. Opisu Stanowiska Pracy : współpraca /komunikacja /kontakty:

  • Funkcjonalność tej części Opisu,
  • Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania:
    • Kontakty wewnętrzne i zewnętrzne,
    • Współpraca, jej cel, charakter i częstotliwość,
    • Komunikacja, jej cel, charakter i częstotliwość.

Część V. Opisu Stanowiska Pracy : ogólny poziom stanowiska:

  • Funkcjonalność tej części Opisu,
  • Poziom stanowiska wg klasyfikacji,
  • Warsztat z przyporządkowania do klasyfikacji.

Część VI. Opisu Stanowiska Pracy : dodatkowe informacje:

  • Funkcjonalność tej części Opisu,
  • Dodatkowe informacje – zakres i forma dodatkowych informacji wprowadzanych do opisu,
  • Osoby podpisujące Opis i znaczenie ich podpisów.

Część VII (nieobligatoryjna) Opisu Stanowiska Pracy : zakładka specyfikacji zadań:

  • Funkcjonalność tej części Opisu,
  • Informacje o stanowisku,
  • Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania,
  • Zadania zawodowe – dane szczegółowe o zadaniach,
  • Osoby podpisujące tą część opisu i znaczenie ich podpisów.

Część IX (nieobligatoryjna) Opisu Stanowiska Pracy : zakładka warunków pracy:

  • Funkcjonalność tej części Opisu,
  • Informacje o warunkach pracy,
  • Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania,
  • Warunki pracy – dane szczegółowe o warunkach,
  • Osoby podpisujące tą część opisu i znaczenie ich podpisów.
  1. Rozróżnianie wpisów do Opisu Stanowiska Pracy i do innych dokumentów:
    • Opis Stanowiska Pracy a inne dokumenty  – podobieństwa i różnice (m.in. zakres obowiązków, zakres czynności, karta stanowiskowa, karta celów, opis roli projektowej, formatka KPI, opis roli i funkcji, dziennik obciążenia pracą, profil idealnego kandydata, ogłoszenie o pracę),
    • Rozstrzygnięcia co do umieszczenia danych zapisów w Opisie Stanowiska Pracy bądź nie – dyskusja.
  2. Podsumowanie – rekomendacje co kształtu Opisu Stanowiska Pracy w zależności od:
    • różnych grup zawodowych w Organizacji,
    • wielkości, specyfiki i charakteru organizacji i jej stanowisk,
    • planowanych obszarów wykorzystania opisów stanowisk pracy (potrzeby organizacji z których pochodzą uczestnicy).
  3. Analiza pracy na potrzeby opracowywania stanowisk pracy oraz materiały pomocnicze poza organizacją:
    • Metody analizy pracy,
      • Analiza pracy – metody i ich praktyczne zastosowanie,
      • Zbieranie danych o stanowiskach – ankiety, wywiad, obserwacja, korzystanie z danych,
      • Weryfikacja informacji z analizy pracy,
    • Klasyfikacje zawodów,
    • Inne źródła danych o zadaniach i wymaganiach na stanowiskach.

Zakres i szczegółowość omówienia pkt. 5-7 jest zależny od tempa realizacji przez uczestników prac w ramach warsztatu opisywania stanowisk pracy.

Dzień 2. Przebieg projektu opisywania stanowisk pracy, wykorzystanie jego efektów oraz radzenie sobie z  typowymi wyzwaniami.

  1. Cele i korzyści projektu opisywania stanowisk pracy:
    • Zastosowanie Opisu Stanowiska Pracy w polityce personalnej organizacji i procesach personalnych,
    • Cel opisywania stanowisk pracy a sytuacja pracowników i kandydatów oraz przeszłe decyzje personalne.
  2. Przebieg projektu opisywania stanowisk pracy:
    • Powody podjęcia projektu Opisywania Stanowisk Pracy – typowe sytuacje,
    • Procedowanie w zakresie opisywania stanowisk pracy w 2 modelach:
      • Opisywanie obecnego podziału pracy w organizacji (Fotografia Stanowisk Pracy),
      • Opisywanie docelowego podziału pracy w organizacji (Projektowanie Stanowisk Pracy),
      • Cele, korzyści i ryzyka obu podejść, ich przebieg,
    • Etapy projektu i zakres prac w Projekcie Opisów Stanowisk Pracy (harmonogram prac) – typowy przebieg i przykład z rynku (przebieg w dużej organizacji, zapisy z karty projektu),
    • Możliwości zorganizowania indywidualnych i masowych akcji spisowych – modele akcji spisowych, ich praktyczny przebieg,
    • Zakres i forma przygotowania osób opisujących i osób zarządzających projektem.
  3. Rola HR w Projekcie Opisywania Stanowisk Pracy:
    • Zainicjowanie akcji opisywania,
    • Utworzenie i przekazanie standardu opisywania stanowisk pracy, wyjaśnianie wątpliwości i kwestii spornych, doprecyzowanie zapisów,
    • Porządkowanie rozdziału ról, odpowiedzialności, zadań i uprawnień,
    • Weryfikacja, czy zapisy w OSP są zgodne z rzeczywistością,
    • Pomoc w wyznaczeniu wymagań kwalifikacyjnych i kompetencyjnych,
    • Ujednolicenie zapisów w skali podobnych stanowisk / gradacji stanowiskowej / obszaru / całej organizacji.
  4. Podział ról i odpowiedzialności wszystkich uczestników Projektu:
    • Osoby zarządzające projektem opisywania stanowisk pracy,
    • Osoby opisujące stanowiska – wybór osób opisujących i znaczenie tego wyboru dla akcji spisowych,
    • Partycypacja zarządu, kadry kierowniczej i pracowników w procesie opracowania opisów,
    • Miejsce i rola reprezentacji pracowników w procesie opracowania opisów,
    • Realizacja projektu opisów własnymi siłami oraz przy współudziale firmy doradczej:
      • Korzyści i ryzyka prowadzenia projektu własnymi siłami oraz przy współudziale firmy doradczej,
      • Koszty, korzyści, harmonogram projektu i podział ról w projekcie prowadzonym przy współudziale firmy doradczej, zakres odpowiedzialności firmy doradczej.
    • Uwarunkowania odpowiedniego podziału ról i odpowiedzialności w opracowaniu opisów stanowisk pracy (ten temat będzie omówiony na poziomie ogólnym, wymaganym z punktu widzenia celów i ryzyk projektu Opisywania Stanowisk Pracy).
  5. Radzenie sobie z typowymi wyzwaniami:
    • Typowe problemy z jakością opisów stanowisk pracy i ich pokonywanie,
    • Problemy organizacyjne w projekcie i po projekcie i ich rozwiązywanie (warsztat),
    • Kluczowe ryzyka i czynniki sukcesu Projektu, sterowanie nimi.
  6. Wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy przez menedżerów i pracowników:
    • Komunikacja korzyści dla menedżerów i pracowników w Projekcie,
    • Wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy przez menedżerów i pracowników w codziennej pracy zawodowej (wdrożenie):
      • Znajomość Opisów Stanowisk Pracy,
      • Opis Stanowiska Pracy z zakres czynności pracownika,
      • Obserwacja w działaniu realizacji założonych zadań,
      • Samodoskonalenie realizacji zadań przez pracownika,
      • Rozmowy menedżera z pracownikiem – wyrażanie oczekiwań na bazie Opisu Stanowiska Pracy,
      • Rozmowy oceniające menedżera z pracownikiem dot. zadań i obowiązków – informacje zwrotne, instruowanie i korygowanie przez menedżera,
    • Komunikacja korzyści do Zarządu i menedżerów kluczowych.
  7. Pełne wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy w kluczowych procesach personalnych:
    • Pełne wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy w kluczowych procesach personalnych
      • Czego nie rozwiąże Projekt Opisywania Stanowisk Pracy
      • Powiązanie projekty i działania następcze po Projekcie Opisów Stanowisk Pracy
    • Całościowy podział zadań i odpowiedzialności w firmie oraz obciążenia pracą i etatyzacja (omówienie ogólne na przykładach):
      • Podział zadań i odpowiedzialności na poziomie jednostek organizacyjnych a Opisy Stanowisk Pracy, opisy zadań jednostek organizacyjnych w formie regulaminów organizacyjnych a Opisy Stanowisk Pracy menedżerów i pracowników,
      • Rozpiętość kierowania na stanowiskach menedżerskich a podział zadań i odpowiedzialności na poziomie jednostek organizacyjnych, znaczenie rozpiętości kierowania dla menedżerskich Opisów Stanowisk Pracy,
      • Obciążenie pracą na stanowiskach pracy a Opisy Stanowisk Pracy,
      • Kształtowanie etatyzacji (planu zatrudnienia).
    • Opisy Stanowisk Pracy a kształtowanie wynagrodzeń i kluczowych aspektów motywacji finansowej (omówienie ogólne na przykładach):
      • Opisy Stanowisk Pracy a wartościowanie, analityka płacowa i porównanie płac z rynkiem, ustalanie stawek wynagrodzeń zasadniczych,
      • Opisy Stanowisk Pracy a cele i KPI oraz wynagrodzenia zmienne,
    • Opisy Stanowisk Pracy a rekrutacja i selekcja oraz ocena przydatności zawodowej już posiadanych pracowników (omówienie ogólne na przykładach):
      • Znaczenie modelu kompetencji dla prawidłowego wykorzystania Opisów Stanowisk Pracy w praktyce zarządzania pracownikami,
      • Znaczenie pracy mózgu dla kształtowania się osobowości i podstaw kompetencji (zdolności i możliwości), teorie osobowości przydatne w procesie projektowania pracy i zarządzania zasobami ludzkimi (m.in. do podziału pracy, opracowania opisów stanowisk pracy, rekrutacji, rozwoju), pomiar wybranych aspektów osobowości w środowisku zawodowym,
      • Osobowość a preferencje zawodowe na przykładzie metody Hollanda (i MBTI mniej szczegółowo),
      • Model kompetencji w Opisie Stanowiska Pracy a realne możliwości doboru i utrzymania odpowiedniego pracownika,
      • Kształtowanie opisów stanowisk pracy biorących pod uwagę realność wymagań na stanowisku pracy dot. osobowości, preferencji i kompetencji oraz adekwatny dobór pracowników.
    • Opisy Stanowisk Pracy a adekwatna polityka szkoleniowa (omówienie ogólne na przykładach)
      • Opisy stanowisk pracy, ocena kompetencyjna a definiowanie wymaganych obszarów doskonalenia i rozwoju pracowników na stanowiskach pracy,
      • Wsparcie pracownika w rozwoju i poprawie wykonania zadań i obowiązków,
      • Ocena efektywności szkoleń i rozwoju,
    • Opisy Stanowisk Pracy a Ścieżki Karier i Awansów (omówienie ogólne na przykładach):
      • Gradacja stanowisk – idea i metodologia stojąca u podstawy Ścieżek Karier,
      • Znaczenie uwzględnienia gradacji stanowisk na ścieżce dla późniejszych procesów personalnych : rekrutacji i selekcji, oceny okresowej i motywowania, wartościowania oraz prawidłowej polityki płacowej i awansowej oraz utrzymania pracowników w organizacji,
      • Jak prawidłowo zaprojektować gradację stanowisk w opisie stanowiska pracy – typowe wymagania w gradacji dla stanowisk:
        • Fizycznych / wykonawczych – niewykwalifikowanych, wykwalifikowanych, specjalistycznych, na poziomie brygadzisty i mistrza,
        • Administracyjnych – stażujących, wspierających, specjalistycznych, eksperckich,
        • Kierowniczych – koordynacyjnych, kierowniczych, dyrektorskich,
      • Znaczenie gradacji dla późniejszych decyzji personalnych wobec pracownika,
      • Programy talentowe i programy rozwoju sukcesorów na stanowiska kluczowe,
      • Programy rozwoju i doskonalenia menedżerów i ekspertów.

Zakres i szczegółowość omówienia pkt 7 jest zależny od tempa realizacji przez uczestników prac w ramach warsztatów dot. Projektu Opisów odbywających się w ramach pkt 1-6.

Uczestnicy otrzymają komplet materiałów szkoleniowych w edytowalnej wersji elektronicznej. Znajdą się tam:

  • przykładowe wzory opisów stanowisk pracy z rynku,
  • inne przykłady dokumentów np. opis funkcji, zakres czynności.

Uczestnikom jest też przekazywany bezpłatnie AUTORSKI zestaw, sprawdzony w wielu firmach:

  • OPIS STANOWISKA PRACY © – wzór w MS EXCEL
  • INSTRUKCJA OPISYWANIA STANOWISK PRACY © – wzór w MS WORD
Informacje organizacyjne:

Harmonogram

1 dzień.
Rozpoczęcie szkolenia 10:00
Przerwa obiadowa 13:00 – 13:40
Zakończenie szkolenia 17:00

2 dzień.
Rozpoczęcie szkolenia 09:00
Przerwa obiadowa 12:30 – 13:10
Zakończenie szkolenia 16:00

* przerwy kawowe ustalane pomiędzy trenerem a grupą

Miejsce realizacji

sala szkoleniowa w centrum Warszawy; informacja u Organizatora

Dodatkowe informacje

Cena zawiera: udział w szkoleniu stacjonarnym materiały dydaktyczne oraz dyplom w wersji papierowej lunch oraz przerwy kawowe podczas trwania szkolenia

Zapis na szkolenie jest równoznaczny z akceptacją REGULAMINU.

Harmonogram

1 dzień.
Rozpoczęcie szkolenia 09:00
Przerwa obiadowa 12:30 – 13:10
Zakończenie szkolenia 16:00

2 dzień.
Rozpoczęcie szkolenia 09:00
Przerwa obiadowa 12:30 – 13:10
Zakończenie szkolenia 16:00

* przerwy kawowe ustalane pomiędzy trenerem a grupą

Miejsce realizacji

on-line, Microsoft Teams (w szkoleniu można uczestniczyć poprzez przeglądarkę lub z poziomu aplikacji); instrukcja jak dołączyć do szkolenia oraz jak sprawdzić parametry techniczne dostępna jest TUTAJ

Dodatkowe informacje

Cena zawiera: dostęp do szkolenia on-line materiały dydaktyczne oraz dyplom ukończenia szkolenia w wersji elektronicznej

Zapis na szkolenie jest równoznaczny z akceptacją REGULAMINU.

Kompetea all rights reserved

Opisy stanowisk pracy
1890 zł + 23% VAT/ osoba
1590 zł + 23% VAT/ osoba
20-21.06.2024 on-line, 08-09.08.2024 on-line, 03-04.10.2024 on-line