Opisy stanowisk pracy

Program szkolenia z opisów stanowisk pracy:

Dzień 1
sprawdź program: Dzień 2

Dzień 1

Dzień 1. ,,Standard opisywania stanowisk pracy, Opis Stanowiska Pracy i jego wykonanie”

Opis Stanowiska Pracy – definicja, konstrukcja, cel stosowania:

Opis Stanowiska Pracy – definicja, zastosowanie,
Wzory Opisów Stanowisk Pracy – przykłady Opisów Stanowisk Pracy z rynku i ich warsztatowa ocena:
- stosowane na rynku pracy formatki,
- znaczenie formatki dla późniejszego procesu opisywania stanowisk pracy i użyteczności Opisów Stanowisk Pracy w Organizacji,
- planowany zakres wykorzystania Opisów w Organizacji a wzór formatki,
Rozróżnienie opisu stanowiska od zakresu zadań pracownika.

Rekomendowany standard opisywania stanowisk pracy:

Ustalenie standardu Opisywania Stanowisk Pracy w Organizacji,
Instrukcja sporządzania Opisów Stanowisk Pracy:
- Znaczenie Instrukcji (standaryzacja opisów),
- Zakres i forma Instrukcji i jej znaczenie dla utrzymania standardu w procesie Opisywania Stanowisk Pracy,
- Instrukcja Opisywania Stanowisk Pracy – na konkretnym przykładzie z rynku:
  1. Zakres i forma instrukcji,
  2. Ogólne i szczegółowe wskazówki dla osób sporządzających Opisy Stanowisk Pracy,
  3. Przykładowe zapisy Instrukcji,
  4. Praktyczne posługiwanie się Instrukcją,
- Rekomendowany wzór i zakres Instrukcji Opisywania Stanowisk Pracy,
- Wzór Opisu Stanowiska Pracy:
  1. Rekomendowany wzór i format Opisu Stanowiska Pracy,
  2. Słowniki i mini instrukcje we wzorze Opisu Stanowiska Pracy,
  3. Praktyczne posługiwanie się wzorem Opisu Stanowiska Pracy,
- Ogólne wskazówki dla osób sporządzających Opisy Stanowisk Pracy w Organizacji:
  1. Kolejność tworzenia wpisów Opisu Stanowiska Pracy,
  2. Zapewnienie rzeczowości i prawidłowości Opisu Stanowiska Pracy.

Katalog i baza danych Opisów Stanowisk Pracy:

Znaczenie formy Opisu Stanowiska Pracy dla zarządzania opisami w organizacji,
Katalog Opisów Stanowisk Pracy:
- Definicja Katalogu Opisów Stanowisk Pracy,
- Wartość katalogu opisów stanowisk pracy dla organizacji – utrzymywanie zbioru Opisów Stanowisk Pracy w aktualności,
Metodologia opracowywania Katalogu Stanowisk Pracy – na konkretnym przykładzie z rynku:
- Metodologia tworzenia nazewnictwa stanowisk,
- Metodologia łączenia i rozdzielania podobnych stanowisk pracy,
- Metodologia postępowania ze specyficznymi rolami i funkcjami,
- Przyporządkowanie Opisów Stanowisk Pracy do Katalogu, systemowa aktualizacja, likwidacja niepotrzebnych Opisów Stanowisk Pracy,
Metodologia aktualizacji opisów stanowiska pracy w Katalogu (opracowywania nowych / zmienionych opisów stanowisk pracy oraz ich wprowadzania do katalogu opisów stanowisk pracy) a działania menedżerów i zespołu personalnego – na konkretnym przykładzie z rynku:
- Potwierdzanie konieczności utworzenia nowego stanowiska pracy i Opisu Stanowiska Pracy,
- Potwierdzanie konieczności aktualizacji Opisu Stanowiska Pracy,
- Potwierdzanie konieczności rezygnacji z Opisu Stanowiska Pracy,
Rozwiązania Informatyczne – Baza Danych Opisów Stanowisk Pracy:
- Omówienie ogólne najważniejszych możliwości i funkcjonalności IT,
Administrator Katalogu i Bazy Danych Opisów Stanowisk Pracy:
- Rola i zadania administratora Katalogu Opisów Stanowisk Pracy z Zespołu HR.

Zakres informacji w Opisie Stanowiska Pracy i ich prawidłowe sporządzanie (metodologia i warsztat):

I. Informacje o stanowisku:

Funkcjonalność tej części Opisu,
Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania:
- Nazwa stanowiska pracy,
- Symbol stanowiska,
- Miejsce pracy,
- Miejsce w strukturze organizacyjnej oraz zastępowalność,
- Cel stanowiska.

II. Główne zadania, odpowiedzialności i uprawnienia stanowiska:

Funkcjonalność tej części Opisu,
Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania:
- Zadania zawodowe,
- Zadania kierownicze / koordynatorskie,
- Rozpiętość kierowania,
- Uprawnienia,
- Skala działania,
- Kluczowe wskaźniki efektywności,
- Wpływ na wyniki organizacji,
- Złożoność i innowacyjność pracy.

III. Wymagania stanowiskowe – wymagane kompetencje

Funkcjonalność tej części Opisu,
Podział kwalifikacji i kompetencji na poziomy wymagany i pożądany i jego znaczenie,
Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania:
- Wykształcenie,
- Wiedza merytoryczna i umiejętności zawodowe twarde (obiektywnie mierzalne),
- Formalne uprawnienia zawodowe,
- Znajomość języków obcych,
- Znajomość programów informatycznych (IT),
- Doświadczenie zawodowe i menedżerskie,
- Charakter pracy (grupa kompetencji),
- Postawy / zachowania.

IV. Współpraca /komunikacja /kontakty:

Funkcjonalność tej części Opisu,
Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania:
- Kontakty wewnętrzne i zewnętrzne,
- Współpraca, jej cel, charakter i częstotliwość,
- Komunikacja, jej cel, charakter i częstotliwość.

V. Ogólny poziom stanowiska:

Funkcjonalność tej części Opisu,
Poziom stanowiska wg klasyfikacji,
Warsztat z przyporządkowania do klasyfikacji.

VI. Dodatkowe informacje:

Funkcjonalność tej części Opisu,
Dodatkowe informacje – zakres i forma dodatkowych informacji wprowadzanych do opisu,
Osoby podpisujące Opis i znaczenie ich podpisów.

VII. Zakładka specyfikacji zadań (nieobligatoryjna):

Funkcjonalność tej części Opisu,
Informacje o stanowisku,
Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania,
Zadania zawodowe – dane szczegółowe o zadaniach,
Osoby podpisujące tą część opisu i znaczenie ich podpisów.

VIII. Zakładka warunków pracy (nieobligatoryjna):

Funkcjonalność tej części Opisu,
Informacje o warunkach pracy,
Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania,
Warunki pracy – dane szczegółowe o warunkach,
Osoby podpisujące tą część opisu i znaczenie ich podpisów.

Rozróżnianie wpisów do Opisu Stanowiska Pracy i do innych dokumentów:

Opis Stanowiska Pracy a inne dokumenty – podobieństwa i różnice (m.in. zakres obowiązków, zakres czynności, karta stanowiskowa, karta celów, opis roli projektowej, formatka KPI, opis roli i funkcji, dziennik obciążenia pracą, profil idealnego kandydata, ogłoszenie o pracę),
Rozstrzygnięcia co do umieszczenia danych zapisów w Opisie Stanowiska Pracy bądź nie – dyskusja.

Podsumowanie – rekomendacje co kształtu Opisu Stanowiska Pracy w zależności od:

Różnych grup zawodowych w Organizacji,
Wielkości, specyfiki i charakteru organizacji i jej stanowisk,
Planowanych obszarów wykorzystania opisów stanowisk pracy (potrzeby organizacji z których pochodzą uczestnicy).

Analiza pracy na potrzeby opracowywania stanowisk pracy oraz materiały pomocnicze poza organizacją:

Metody analizy pracy,
- Analiza pracy – metody i ich praktyczne zastosowanie,
- Zbieranie danych o stanowiskach – ankiety, wywiad, obserwacja, korzystanie z danych,
- Weryfikacja informacji z analizy pracy,
Klasyfikacje zawodów,
Inne źródła danych o zadaniach i wymaganiach na stanowiskach.

Zakres i szczegółowość omówienia pkt. 5-7 jest zależny od tempa realizacji przez uczestników prac w ramach warsztatu opisywania stanowisk pracy.

sprawdź program: Dzień 2

Dzień 2. Przebieg projektu opisywania stanowisk pracy, wykorzystanie jego efektów oraz radzenie sobie z typowymi wyzwaniami.

Cele i korzyści projektu opisywania stanowisk pracy:

Zastosowanie Opisu Stanowiska Pracy w polityce personalnej organizacji i procesach personalnych,
Cel opisywania stanowisk pracy a sytuacja pracowników i kandydatów oraz przeszłe decyzje personalne.

Przebieg projektu opisywania stanowisk pracy:

Powody podjęcia projektu Opisywania Stanowisk Pracy – typowe sytuacje,
Procedowanie w zakresie opisywania stanowisk pracy w 2 modelach:
- Opisywanie obecnego podziału pracy w organizacji (Fotografia Stanowisk Pracy),
- Opisywanie docelowego podziału pracy w organizacji (Projektowanie Stanowisk Pracy),
- Cele, korzyści i ryzyka obu podejść, ich przebieg,
Etapy projektu i zakres prac w Projekcie Opisów Stanowisk Pracy (harmonogram prac) – typowy przebieg i przykład z rynku (przebieg w dużej organizacji, zapisy z karty projektu),
Możliwości zorganizowania indywidualnych i masowych akcji spisowych – modele akcji spisowych, ich praktyczny przebieg,
Zakres i forma przygotowania osób opisujących i osób zarządzających projektem.

Rola HR w Projekcie Opisywania Stanowisk Pracy:

Zainicjowanie akcji opisywania,
Utworzenie i przekazanie standardu opisywania stanowisk pracy, wyjaśnianie wątpliwości i kwestii spornych, doprecyzowanie zapisów,
Porządkowanie rozdziału ról, odpowiedzialności, zadań i uprawnień,
Weryfikacja, czy zapisy w OSP są zgodne z rzeczywistością,
Pomoc w wyznaczeniu wymagań kwalifikacyjnych i kompetencyjnych,
Ujednolicenie zapisów w skali podobnych stanowisk / gradacji stanowiskowej / obszaru / całej organizacji.

Podział ról i odpowiedzialności wszystkich uczestników Projektu:

Osoby zarządzające projektem opisywania stanowisk pracy,
Osoby opisujące stanowiska – wybór osób opisujących i znaczenie tego wyboru dla akcji spisowych,
Partycypacja zarządu, kadry kierowniczej i pracowników w procesie opracowania opisów,
Miejsce i rola reprezentacji pracowników w procesie opracowania opisów,
Realizacja projektu opisów własnymi siłami oraz przy współudziale firmy doradczej:
- Korzyści i ryzyka prowadzenia projektu własnymi siłami oraz przy współudziale firmy doradczej,
- Koszty, korzyści, harmonogram projektu i podział ról w projekcie prowadzonym przy współudziale firmy doradczej, zakres odpowiedzialności firmy doradczej.
Uwarunkowania odpowiedniego podziału ról i odpowiedzialności w opracowaniu opisów stanowisk pracy (ten temat będzie omówiony na poziomie ogólnym, wymaganym z punktu widzenia celów i ryzyk projektu Opisywania Stanowisk Pracy).

Radzenie sobie z typowymi wyzwaniami przy tworzeniu opisów stanowisk pracy:

Typowe problemy z jakością opisów stanowisk pracy i ich pokonywanie,
Problemy organizacyjne w projekcie i po projekcie i ich rozwiązywanie (warsztat),
Kluczowe ryzyka i czynniki sukcesu Projektu, sterowanie nimi.

Wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy przez menedżerów i pracowników:

Komunikacja korzyści dla menedżerów i pracowników w Projekcie,
Wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy przez menedżerów i pracowników w codziennej pracy zawodowej (wdrożenie):
- Znajomość Opisów Stanowisk Pracy,
- Opis Stanowiska Pracy z zakres czynności pracownika,
- Obserwacja w działaniu realizacji założonych zadań,
- Samodoskonalenie realizacji zadań przez pracownika,
- Rozmowy menedżera z pracownikiem – wyrażanie oczekiwań na bazie Opisu Stanowiska Pracy,
- Rozmowy oceniające menedżera z pracownikiem dot. zadań i obowiązków – informacje zwrotne, instruowanie i korygowanie przez menedżera,
Komunikacja korzyści do Zarządu i menedżerów kluczowych.

Wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy w kluczowych procesach personalnych:

Pełne wykorzystanie Opisów Stanowisk Pracy w kluczowych procesach personalnych
- Czego nie rozwiąże Projekt Opisywania Stanowisk Pracy
- Powiązanie projekty i działania następcze po Projekcie Opisów Stanowisk Pracy
Całościowy podział zadań i odpowiedzialności w firmie oraz obciążenia pracą i etatyzacja (omówienie ogólne na przykładach):
- Podział zadań i odpowiedzialności na poziomie jednostek organizacyjnych a Opisy Stanowisk Pracy, opisy zadań jednostek organizacyjnych w formie regulaminów organizacyjnych a Opisy Stanowisk Pracy menedżerów i pracowników,
- Rozpiętość kierowania na stanowiskach menedżerskich a podział zadań i odpowiedzialności na poziomie jednostek organizacyjnych, znaczenie rozpiętości kierowania dla menedżerskich Opisów Stanowisk Pracy,
- Obciążenie pracą na stanowiskach pracy a Opisy Stanowisk Pracy,
- Kształtowanie etatyzacji (planu zatrudnienia).

Kształtowanie wynagrodzeń i kluczowych aspektów motywacji finansowej a OSP (omówienie ogólne na przykładach):

Opisy Stanowisk Pracy a wartościowanie, analityka płacowa i porównanie płac z rynkiem, ustalanie stawek wynagrodzeń zasadniczych,
Opisy Stanowisk Pracy a cele i KPI oraz wynagrodzenia zmienne,

Rekrutacja i selekcja oraz ocena przydatności zawodowej już posiadanych pracowników a OSP (omówienie ogólne na przykładach):

Znaczenie modelu kompetencji dla prawidłowego wykorzystania Opisów Stanowisk Pracy w praktyce zarządzania pracownikami,
Znaczenie pracy mózgu dla kształtowania się osobowości i podstaw kompetencji (zdolności i możliwości), teorie osobowości przydatne w procesie projektowania pracy i zarządzania zasobami ludzkimi (m.in. do podziału pracy, opracowania opisów stanowisk pracy, rekrutacji, rozwoju), pomiar wybranych aspektów osobowości w środowisku zawodowym,
Osobowość a preferencje zawodowe na przykładzie metody Hollanda (i MBTI mniej szczegółowo),
Model kompetencji w Opisie Stanowiska Pracy a realne możliwości doboru i utrzymania odpowiedniego pracownika,
Kształtowanie opisów stanowisk pracy biorących pod uwagę realność wymagań na stanowisku pracy dot. osobowości, preferencji i kompetencji oraz adekwatny dobór pracowników.

Adekwatna polityka szkoleniowa a OSP (omówienie ogólne na przykładach)

Opisy stanowisk pracy, ocena kompetencyjna a definiowanie wymaganych obszarów doskonalenia i rozwoju pracowników na stanowiskach pracy,
Wsparcie pracownika w rozwoju i poprawie wykonania zadań i obowiązków,
Ocena efektywności szkoleń i rozwoju,

Ścieżki Karier i Awansów a OSP (omówienie ogólne na przykładach):

Gradacja stanowisk – idea i metodologia stojąca u podstawy Ścieżek Karier,
Znaczenie uwzględnienia gradacji stanowisk na ścieżce dla późniejszych procesów personalnych : rekrutacji i selekcji, oceny okresowej i motywowania, wartościowania oraz prawidłowej polityki płacowej i awansowej oraz utrzymania pracowników w organizacji,
Jak prawidłowo zaprojektować gradację stanowisk w opisie stanowiska pracy – typowe wymagania w gradacji dla stanowisk:
- Fizycznych / wykonawczych – niewykwalifikowanych, wykwalifikowanych, specjalistycznych, na poziomie brygadzisty i mistrza,
- Administracyjnych – stażujących, wspierających, specjalistycznych, eksperckich,
- Kierowniczych – koordynacyjnych, kierowniczych, dyrektorskich,
Znaczenie gradacji dla późniejszych decyzji personalnych wobec pracownika,
Programy talentowe i programy rozwoju sukcesorów na stanowiska kluczowe,
Programy rozwoju i doskonalenia menedżerów i ekspertów.

Zakres i szczegółowość omówienia pkt 7 jest zależny od tempa realizacji przez uczestników prac w ramach warsztatów dot. Projektu Opisów odbywających się w ramach pkt 1-6.

.

Dlaczego to szkolenie jest ważne?

Cel szkolenia z opisu stanowisk pracy:

Adresaci szkolenia:

Metody pracy: