Opisy stanowisk pracy w kontekście wartościowania stanowisk i równości wynagrodzeń

Wprowadzenie – podstawowe informacje dot. przepisów prawnych (obecne, planowane) istotnych dla Projektu Opisywania Stanowisk Pracy:

1. Transparentności płac, wartościowanie pracy, kryteria wartościowania a opisywanie stanowisk pracy,
2. Wyliczania luki płacowej – podział na grupy pracowników wg. wartości pracy,
3. Wymagań w zakresie szkoleń, rozwoju, awansu a związane z tym stawianie wymagań na stanowiskach pracy w zakresie wyników, kwalifikacji i kompetencji (opisywanych w Opisie Stanowiska Pracy),
4. Wymagań w zakresie transparentności oceny, wpływu oceny na wynagrodzenie (ilość i jakość pracy) a zapisy w Opisie Stanowiska Pracy,
5. Konieczności przekazywania, delegowania obowiązków pracownikom a zakres obowiązków bazujący na Opisie Stanowiska Pracy,
6. Informowanie pracowników o wynagrodzeniach, w tym w związku z przynależnością do danej grupy pracowników w oparciu o wartość pracy,
7. koncepcja komparatora i jednego źródła danych a Opis Stanowiska Pracy i porównania płacowe,
8. Różnicowanie wynagrodzeń pracowników mimo zasad równości wynagradzania za tą samą pracę (w związku z poziomem spełniania wymagań na stanowisku pracy przez konkretnego pracownika).

Opis Stanowiska Pracy – definicja, konstrukcja, cel stosowania:

1. Opis Stanowiska Pracy – definicja, zastosowanie,
2. Wzory Opisów Stanowisk Pracy – przykłady Opisów Stanowisk Pracy z rynku i ich warsztatowa ocena:
   • stosowane na rynku pracy formatki,
   • znaczenie formatki dla późniejszego procesu opisywania stanowisk pracy i użyteczności Opisów Stanowisk Pracy w Organizacji,
   • planowany zakres wykorzystania Opisów w Organizacji a wzór formatki,
3. Rozróżnienie opisu stanowiska od zakresu zadań pracownika.

Rekomendowany standard opisywania stanowisk pracy:

1. Ustalenie standardu Opisywania Stanowisk Pracy w Organizacji,
2. Instrukcja sporządzania Opisów Stanowisk Pracy:
   • Znaczenie Instrukcji (standaryzacja opisów),
   • Zakres i forma Instrukcji i jej znaczenie dla utrzymania standardu w procesie Opisywania Stanowisk Pracy,
   • Instrukcja Opisywania Stanowisk Pracy – na konkretnym przykładzie z rynku:
     • Zakres i forma instrukcji,
     • Ogólne i szczegółowe wskazówki dla osób sporządzających Opisy Stanowisk Pracy,
     • Przykładowe zapisy Instrukcji,
     • Praktyczne posługiwanie się Instrukcją,
   • Rekomendowany wzór i zakres Instrukcji Opisywania Stanowisk Pracy,
   • Wzór Opisu Stanowiska Pracy:
     • Rekomendowany wzór i format Opisu Stanowiska Pracy,
     • Słowniki i mini instrukcje we wzorze Opisu Stanowiska Pracy,
     • Praktyczne posługiwanie się wzorem Opisu Stanowiska Pracy,
   • Ogólne wskazówki dla osób sporządzających Opisy Stanowisk Pracy w Organizacji:
     • Kolejność tworzenia wpisów Opisu Stanowiska Pracy,
     • Zapewnienie rzeczowości i prawidłowości Opisu Stanowiska Pracy.

Katalog i baza danych Opisów Stanowisk Pracy:

1. Znaczenie formy Opisu Stanowiska Pracy dla zarządzania opisami w organizacji,
2. Katalog Opisów Stanowisk Pracy:
   • Definicja Katalogu Opisów Stanowisk Pracy,
   • Wartość katalogu opisów stanowisk pracy dla organizacji – utrzymywanie zbioru Opisów Stanowisk Pracy w aktualności,
3. Metodologia opracowywania Katalogu Stanowisk Pracy – na konkretnym przykładzie z rynku:
   • Metodologia tworzenia nazewnictwa stanowisk,
   • Metodologia łączenia i rozdzielania podobnych stanowisk pracy,
   • Metodologia postępowania ze specyficznymi rolami i funkcjami,
   • Przyporządkowanie Opisów Stanowisk Pracy do Katalogu, systemowa aktualizacja, likwidacja niepotrzebnych Opisów Stanowisk Pracy,
4. Metodologia aktualizacji opisów stanowiska pracy w Katalogu (opracowywania nowych / zmienionych opisów stanowisk pracy oraz ich wprowadzania do katalogu opisów stanowisk pracy) a działania menedżerów i zespołu personalnego – na konkretnym przykładzie z rynku:
   • Potwierdzanie konieczności utworzenia nowego stanowiska pracy i Opisu Stanowiska Pracy,
   • Potwierdzanie konieczności aktualizacji Opisu Stanowiska Pracy,
   • Potwierdzanie konieczności rezygnacji z Opisu Stanowiska Pracy,
5. Rozwiązania Informatyczne – Baza Danych Opisów Stanowisk Pracy:
   • Omówienie ogólne najważniejszych możliwości i funkcjonalności IT,
6. Administrator Katalogu i Bazy Danych Opisów Stanowisk Pracy:
   • Rola i zadania administratora Katalogu Opisów Stanowisk Pracy z Zespołu HR.

Zakres informacji w Opisie Stanowiska Pracy i ich prawidłowe sporządzanie (metodologia i warsztat):

Część I Opisu Stanowiska Pracy: informacje o stanowisku

1. Funkcjonalność tej części Opisu,
2. Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania:
   • Nazwa stanowiska pracy,
   • Symbol stanowiska,
   • Miejsce pracy,
   • Miejsce w strukturze organizacyjnej oraz zastępowalność,
   • Cel stanowiska.

Część II Opisu Stanowiska Pracy: główne zadania, odpowiedzialności i uprawnienia stanowiska

1. Funkcjonalność tej części Opisu,
2. Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania:
   • Zadania zawodowe,
   • Zadania kierownicze / koordynatorskie,
   • Rozpiętość kierowania,
   • Uprawnienia,
   • Skala działania,
   • Kluczowe wskaźniki efektywności,
   • Wpływ na wyniki organizacji,
   • Złożoność i innowacyjność pracy.

Część III Opisu Stanowiska Pracy: wymagania stanowiskowe – wymagane kompetencje

1. Funkcjonalność tej części Opisu,
2. Podział kwalifikacji i kompetencji na poziomy wymagany i pożądany i jego znaczenie,
3. Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania:
   • Wykształcenie,
   • Wiedza merytoryczna i umiejętności zawodowe twarde (obiektywnie mierzalne),
   • Formalne uprawnienia zawodowe,
   • Znajomość języków obcych,
   • Znajomość programów informatycznych (IT),
   • Doświadczenie zawodowe i menedżerskie,
   • Charakter pracy (grupa kompetencji),
   • Postawy / zachowania.

Część IV Opisu Stanowiska Pracy: współpraca /komunikacja /kontakty

1. Funkcjonalność tej części Opisu,
2. Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania:
   • Kontakty wewnętrzne i zewnętrzne,
   • Współpraca, jej cel, charakter i częstotliwość,
   • Komunikacja, jej cel, charakter i częstotliwość.

Część V Opisu Stanowiska Pracy: ogólny poziom stanowiska

1. Funkcjonalność tej części Opisu,
2. Poziom stanowiska wg klasyfikacji,
3. Warsztat z przyporządkowania do klasyfikacji.

Część VI Opisu Stanowiska Pracy: dodatkowe informacje

1. Funkcjonalność tej części Opisu,
2. Dodatkowe informacje – zakres i forma dodatkowych informacji wprowadzanych do opisu,
3. Osoby podpisujące Opis i znaczenie ich podpisów.

Część VII (nieobligatoryjna) Opisu Stanowiska Pracy: zakładka specyfikacji zadań

1. Funkcjonalność tej części Opisu,
2. Informacje o stanowisku,
3. Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania,
4. Zadania zawodowe – dane szczegółowe o zadaniach,
5. Osoby podpisujące tą część opisu i znaczenie ich podpisów.

Część IX (nieobligatoryjna) Opisu Stanowiska Pracy: warunki pracy

1. Funkcjonalność tej części Opisu,
2. Informacje o warunkach pracy,
3. Omówienie kolejnych pól Opisu, warsztat z opisywania,
4. Warunki pracy – dane szczegółowe o warunkach,
5. Osoby podpisujące tą część opisu i znaczenie ich podpisów.

Dodatkowo: inne zakresy informacyjne i dokumenty potrzebne do wartościowania stanowisk pracy (poza Opisem Stanowiska Pracy).

Rozróżnianie wpisów do Opisu Stanowiska Pracy i do innych dokumentów:

1. Opis Stanowiska Pracy a inne dokumenty  – podobieństwa i różnice (m.in. zakres obowiązków, zakres czynności, karta stanowiskowa, karta celów, opis roli projektowej, formatka KPI, opis roli i funkcji, dziennik obciążenia pracą, profil idealnego kandydata, ogłoszenie o pracę, karta ryzyk BHP),
2. Rozstrzygnięcia co do umieszczenia danych zapisów w Opisie Stanowiska Pracy bądź nie – dyskusja.

Podsumowanie – rekomendacje co kształtu Opisu Stanowiska Pracy w zależności od:

1. różnych grup zawodowych w Organizacji,
2. wielkości, specyfiki i charakteru organizacji i jej stanowisk,
3. planowanych obszarów wykorzystania opisów stanowisk pracy (potrzeby organizacji z których pochodzą uczestnicy).

Analiza pracy na potrzeby opracowywania stanowisk pracy oraz materiały pomocnicze poza organizacją:

1. Metody analizy pracy,
   • Analiza pracy – metody i ich praktyczne zastosowanie,
   • Zbieranie danych o stanowiskach – ankiety, wywiad, obserwacja, korzystanie z danych,
   • Weryfikacja informacji z analizy pracy,
2. Klasyfikacje zawodów,
3. Inne źródła danych o zadaniach i wymaganiach na stanowiskach.

Zakres i szczegółowość omówienia pkt. 5-7 jest zależny od tempa realizacji przez uczestników prac w ramach warsztatu opisywania stanowisk pracy.